SAP:n pilvipohjainen toiminnanohjausjärjestelmä SAP Business ByDesign päivittyi noin kuukausi sitten versioon 20.08, joka toi mukanaan monia hyödyllisiä ja työskentelyä sujuvoittavia toiminnallisuuksia. Uudet tuulet puhalsivat erityisesti asiakkuudenhallinnan, henkilöstöhallinnan, toimitusketjun sekä toimittajasuhteiden hallinnan osa-alueille, joiden uusimpia toiminnallisuuksia avaamme seuraavaksi lisää.
Asiakkuudenhallintaan joustavuutta ja tarkkuutta
Päivitys toi asiakkuudenhallintaan monia toivottuja ominaisuuksia, jotka helpottavat markkinoinnissa, myynnissä ja asiakaspalvelussa työskenteleviä henkilöitä. Asiakaskohderyhmiä voidaan nyt segmentoida markkinoinnissa niin, että kohderyhmä perustuu mihin tahansa raporttiin tai suorituskyvyn mittariin. Tämä mahdollistaa asiakasviestinnän, joka perustuu liiketoiminnan ajantasaisiin transaktioihin, mitä voidaan hyödyntää muun muassa kausittaisessa kampanjahallinnassa. Asiakkaan ABC-luokittelua voidaan myös vaihtaa suoraan raportilta, joka mahdollistaa välittömän reagoinnin raportilta saadun datan perusteella, esimerkiksi laskujen maksuhistoriasta.
Myynnin ennustaminen voidaan tehdä uudessa versiossa aikaisempaa tarkemmin. Siinä voidaan huomioida nyt myös myyntitarjousten eri versiot sekä myyntitarjouksille jälkikäteen linkitetyt ja tositevirrassa näkyvät myynnin tuki- ja palveludokumentit. Myyntitarjouksista voidaan luoda eri versioita ja katsoa analytiikkaa masterversioista sekä haluttaessa myös muista työversioista. Tämä toiminnallisuus kuvastaa paremmin oikeaa myyntitilannetta, jossa asiakkaan kanssa käydään monia neuvotteluja ja heille annetaan usea vaihtoehtoinen tarjous.
Hinnoittelua on nyt myös kehitetty joustavammaksi, sillä yhdellä dokumentilla voidaan ylläpitää kahta eri alennustapaa aikaisemman yhden sijaan. Asiakkuudenhallinnan dokumenteilla, kuten myynti- ja palvelu-, sekä laskutusdokumentilla, voidaan käyttää sekä kiinteäsummaisia että prosenttiperusteisia alennuksia samanaikaisesti, mikä tuo toivottua joustavuutta hinnoitteluun.
Resurssienhallinta lähemmäksi projektisuunnittelua
Projektin resurssienhallintaa on sujuvoitettu parannetulla resurssihaulla. Resurssipäällikkö pystyy nyt näkemään työntekijöiden saatavuudet projektin suunniteltujen työtehtävien mukaan ja haussa on huomioitu projektitehtävä-, palvelu- sekä kausisuunnittelun tasot. Resurssipäällikkö pystyy löytämään resurssihaulla työntekijöitä, jotka ovat vapaana kiinnitettäväksi projektille. Hakukriteereiksi vapaan työajan lisäksi voidaan lisätä myös muita kriteerejä, esimerkiksi osaamisalueita, jos projektille halutaan etsiä juuri tietyn osaamisalueen taitavaa henkilöä. Hakukriteereiden täyttämisen jälkeen resurssikalenterista voidaan katselmoida työntekijöiden projektikiinnityksiä ja tarvittaessa muokata projektin työtehtäviä, suunniteltuja tunteja ja jopa luoda kausisuunnitelmia suoraan kalenterinäkymästä. Resurssihakua voidaan käyttää myös suoraan projektinäkymästä, ja kun henkilöä ollaan kiinnittämässä työtehtävään, niin saman näkymän hakutoiminnolla voidaan hakea samalla myös muita saatavilla olevia työntekijöitä haluttujen kriteereiden puitteissa.
Työaikakirjaukset lukkoon
Työaikakirjausten muokkaamiseen on saatu toivottu ominaisuus, jossa vanhojen aikakirjausten muokkaaminen voidaan lukita työntekijöiltä tietyn ajan jälkeen. Tämä määrittely voidaan tehdä kuukausitasolla, jolloin esimerkiksi työaikakirjauksia voi muokata kuluvan ja edellisen kuun tai vaikka pelkästään kuluvan kuun osalta. Työaikoja pystyy muokkaamaan vielä myöhemminkin, mutta tällöin sen voi tehdä ainoastaan vastuuhenkilö, esimerkiksi työntekijän esimies.
Sujuvuutta tuotannon ydintiedon hallintaan ja projektin varastotilauksiin
Mikäli tuoterakennetta (BoM) tai tuotannon vaiheistusta (BoO) ei enää käytetä tuotannossa, esimerkiksi tuotteen elinkaareen päättymisen tai tuotantoprosessin muutosten vuoksi, niin niiden status voidaan muuttaa vanhentuneeksi. Tämä auttaa tuotannon ydintiedon organisoimisessa ja ylläpidossa sekä estämään vanhentuneiden tuotantomallien käyttöä.
Projektin varastotilauksiin on saatu uusi toiminnallisuus, jossa esitoimitusvaihtoehto on tarjolla myös sellaisissa varastotilauksissa, jotka lähetetään kolmannen osapuolen hallinnoimista ulkoisista varastopaikoista. Lähtevän toimituksen tulosteisiin on saatu sujuvuutta, sillä niihin on nyt mahdollista sisällyttää asiakkaalle lähetettäviä tärkeitä liitteitä. Liitetiedostoja ladattaessa valitaan kunkin halutun liitteen kohdalla ”Sisällytä tulosteeseen”, jolloin liite lähtee automaattisesti toimituskuittauksen kanssa sähköpostitse tai se tulostuu yhdessä toimitusvahvistuksen kanssa.
Älykkyyttä toimittajalaskun skannaukseen
Järjestelmän käyttäjät voivat nyt skannata PDF-dokumentteja käyttämällä SAP:n Intelligent Document Extraction -palvelua, joka tarjoaa yksinkertaisemman ja tehokkaamman tavan prosessoida toimittajalaskuja. Aikaisempaan skannaustoimintoon verrattuna pelkkä PDF-dokumenttien skannaus riittää eikä tekstidokumentteja enää tarvita. PDF-tiedoston skannaaminen tehdään käyttämällä SAP:n Document Information Extraction -palvelua (DOX), joka sisältää integroidun tekstintunnistuspalvelun (OCR) sekä koneoppimiseen perustuvan mallin. Uusi skannauspalvelu kuuluu SAP:n tavalliseen lisenssiin, jolloin siitä ei tule lisäkuluja. Palvelun tuetut kielet ovat tällä hetkellä englanti, saksa, ranska ja espanja.
Lähde: SAP
Jo yli 4000 yritystä 27 eri toimialalta on valinnut Business ByDesign -ratkaisun. ISLET Group on paketoinut kattavan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kahdelle toimialalle: ISLET SMART PRODUCTION valmistavan teollisuuden yrityksille sekä ISLET SMART PROFESSIONAL SERVICES projektiliiketoiminnalle ja asiantuntijaorganisaatioille. Keskustelemme mielellämme lisää siitä, miten Business ByDesign voisi sopia Sinun yrityksellesi!
Jos kiinnostuit aiheesta, ota yhteyttä:
Jukka Penttinen
Chief Business Officer, Isletter
+358 40 355 1973
jukka.penttinen@isletgroup.fi
Blogin kirjoittaja Karoliina Luhanka on ISLET:n SAP-konsultti, joka hallitsee projekteissa niin suuret linjat kuin pienet yksityiskohdatkin. Hänellä on monipuolista kokemusta eri toimialoilta, joten hän sulautuu kuin kala vedessä erilaisiin ympäristöihin.
#SAP #BusinessByDesign #IsletGroup