TIETOSUOJASELOSTEET

Tietosuoja on vastuullisuutta. Kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn.

Tutustu alta rekisteriselosteisiimme

Markkinointirekisteri
Asiakasrekisteri
Kumppanirekisteri

ISLET GROUP OY:N MARKKINOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä
Islet Group Oy
Y-tunnus: 1445054-7
Metsänneidonkuja 12
02130 Espoo
[jäljempänä ”Islet”]

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Piia Hoffsten
Sähköposti: dataprotection(at)isletgroup.fi

3. Rekisterin nimi
Islet Group Oy:n markkinointirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Käytämme olemassa olevien, entisten sekä potentiaalisten asiakkaiden tietoja markkinointitarkoituksiin. Näitä tarkoituksia on esimerkiksi ilmoitukset tulevista kampanjoista sekä uutiskirjeen lähettäminen. Käytämme tietoja myös suoramarkkinointiin. Lisäksi ylläpidämme nettisivuja, joiden tarkoituksena on jakaa ajankohtaista tietoa yrityksemme toiminnasta.

Henkilötietojen käsittelyn peruste markkinoinnin osalta on Islet:n oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
– Nimi ja titteli
– Yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
– Edustaman yhtiön nimi ja yhteystiedot
– Suoramarkkinointikiellot
– Osallistuminen koulutustapahtumiin
– Verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto

6. Henkilötietojen säilytysaika
Islet säilyttää henkilötietoja markkinointirekisterissä enintään viisi vuotta markkinointisuhteen
päättymisestä. Markkinointisuhteen päättyminen lasketaan viimeisimmästä yhteydenotosta
Rekisteröityyn.

Turhat ja vanhentuneet tiedot poistetaan ajoittain asianmukaisesti.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaiden edustajia koskevia tietoja saamme asiakassuhteen perusteella asiakkaana olevalta
yhtiöltä tai suoraan rekisteröidyltä. Lisäksi keräämme tietoja internet-sivujemme välityksellä.
Potentiaalisia asiakkaita koskevia henkilötietoja saamme seuraavista lähteistä:
– Henkilöltä itseltään esimerkiksi yhteydenoton tai käyntikortin kautta;
– LinkedIn;
– Fonecta;
– Yritysten omat internet sivut (Google);
– Yritysten vaihde;
– Tapahtumien osallistujalista.

8. Tietojen kerääminen internet-sivuiltamme
Käytössämme on Google Analytics, joka kerää tietoa nettisivuiltamme. Google Analytics kerää
mm. seuraavia tietoja:
– Käytetty kieli
– Sijainti (maa ja kaupunki), Google Analytics ei kerro vierailijan IP osoitetta
– Käytetty laite ja selain
– Kävijän käyttäytyminen: onko ensimmäinen vierailu, missä sivuilla käydään, kuinka pitkä
vierailu on ja mikä on navigaatiopolku

Lisätietoa Google Analyticsistä: https://support.google.com/analytics/.

9. Henkilötietojen luovutukset
Luovutamme tietoja Islet Group Kft:lle tarvittaessa. Lisäksi luovutamme tietoja
käyttämillemme asiakkuudenhallintajärjestelmän ja tiedotteiden lähetysjärjestelmää ylläpitäville yrityksille. Tällä hetkellä käytössämme on SAP:in asiakkuudenhallintajärjestelmä ja MailChimpin tiedotteiden lähetysjärjestelmä. Henkilötietoja luovutetaan lisäksi Elisa Oyj:lle, joka tarjoaa Islet:lle IT-palvelua, jossa tietoja säilytetään.

10. Henkilötietojen siirto EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle
Siirrämme tietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa
Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Kaikissa
tilanteissa siirrämme tietojasi ainoastaan jollakin alla mainitulla lainmukaisella perusteella:
– Tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennus tietosuojan tason olevan
riittävä;
– henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet ja jos rekisteröityjen
saatavilla on täytäntöönpanokelpoisia oikeuksia ja tehokkaita oikeussuojakeinoja; tai
– olet antanut siirtoon nimenomaisen suostumuksen tai siirtoon on muu laillinen peruste,
kuten Yhdysvaltojen osalta Euroopan unionin hyväksymä Privacy Shield-järjestely.

MailChimp kuuluu Euroopan unionin ja Yhdysvaltojen hyväksymään Privacy Shield -järjestelyyn.

11. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Islet käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja pyrkii kehittämään järjestelmiään
jatkuvasti. Rekisteri on suojattu Islet:n Elisan konesalissa sijaitsevalla tiedostopalvelimella, joka on eristetty palomuurilla, käyttöoikeuksilla ja verkkoyhteyksien salauksella. Rekisteriin on pääsy vain Islet:n valtuuttamilla henkilöillä, joiden työnkuvaan kuuluu markkinointiin osallistuminen.

12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
suoramarkkinointitarkoituksiin. Islet:n lähettämissä viesteissä on joko linkki, josta voit estää
suoramarkkinoinnin jatkossa tai vaihtoehtoisesti voit vastata viestiin pyynnöllä lopettaa
suoramarkkinonti jatkossa.

Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus:
– saada tieto henkilötietojen käsittelystä;
– saada pääsy tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat tiedot;
– vaatia virheellisten ja epätarkkojen tietojen oikaisemista tai täydentämistä;
– vaatia tietojen poistamista;
– vaatia käsittelyn rajoittamista;
– vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen
tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietoja käsitellään BPS:n
oikeutetun edun perusteella;
– saada rekisterinpitäjälleen toimittamat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja
koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle;
– vastustaa henkilötietojen käsittelyä;
– peruuttaa antamansa suostumus ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu
annettuun suostumukseen.

Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntönsä. Lisäksi voimme varmentaa
henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Saatamme kieltäytyä esittämästäsi pyynnöstä tietosuojalaissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli kokee ettei Islet ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

13. Yhteydenotot
Kysymykset henkilötietojen käsittelystä tai rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti tai sähköpostitse osoitteeseen:

Islet Group Oy
Metsänneidonkuja 12
02130 Espoo
Sähköposti: dataprotection(at)isletgroup.fi

Islet pyrkii vastaamaan pyyntöihin mahdollisimman pian. Pyyntöihin vastataan kuitenkin
viimeistään kuukauden kuluessa, ellei ole erityistä syytä pidentää tätä kuukauden määräaikaa.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tarvittaessa saatamme muuttaa tämän tietosuojaselosteen sisältöä. Ilmoitamme muutoksista
rekisteröidyille, jotka voivat tarkastaa tehdyt muutokset.

Tietosuojaseloste on päivitetty: 21.5.2018

 

ISLET GROUP OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä
Islet Group Oy
Y-tunnus: 1445054-7
Metsänneidonkuja 12
02130 Espoo
[jäljempänä ”Islet”]

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Pia Hoffsten
Sähköposti: dataprotection(at)isletgroup.fi

3. Rekisterin nimi
Islet Group Oy:n asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Asiakkaiden edustajien henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitoon ja asiakaspalveluun
sekä niihin liittyvän viestinnän hoitamiseen. Henkilötietoja käytetään myös asiakaspalautteen
keräämiseen ja käsittelyyn.

Asiakkaiden henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja Islet:n välisen sopimuksen
täytäntöönpano eli asiakassuhde.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
– Nimi ja titteli
– Yhteystiedot: puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Edustaman yhtiön nimi ja yhteystiedot
– Rekisteröidyn itse tuottama sisältö kuten asiakaspalaute, ellei anonyymi kysely

6. Henkilötietojen säilytysaika
Islet säilyttää asiakkaidensa edustajia koskevia henkilötietoja asiakasrekisterissä
asiakassuhteen ajan ja viisi vuotta tämän päättymisestä. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan rekisteristä. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi kun asiakkaan kanssa ei ole voimassaolevia sopimuksia.

Mikäli asiakkaan edustaja lopettaa työskentelyn yrityksessä, hänen henkilötietonsa passivoidaan järjestelmässä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaiden edustajia koskevien tietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen. Voimme siis saada tietoja asiakkaana olevalta yhtiöltä tai suoraan rekisteröidyltä.

8. Henkilötietojen luovutukset
Luovutamme asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja Islet:n yhteistyökonsultteina toimiville
alihankkijoille ja Islet Group Hungary Kft:lle ainoastaan asiakassuhteen ylläpitämisen
mahdollistamiseksi ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Lisäksi luovutamme tietoja
käyttämäämme asiakkuudenhallintajärjestelmää ylläpitävälle yritykselle. Tällä hetkellä
käytössämme on SAP:in asiakkuudenhallintajärjestelmä.

9. Henkilötietojen siirto EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle
Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Islet käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja pyrkii kehittämään järjestelmiään
jatkuvasti. Rekisteri on suojattu palomuurilla, salasanalla ja muilla teknisillä keinoilla. Rekisteriin on pääsy vain Islet:n valtuuttamilla henkilöillä, joiden työnkuvaan kuuluu asiakkaiden kanssa kommunikointi.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus:
– saada tieto henkilötietojen käsittelystä;
– saada pääsy tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat tiedot;
– vaatia virheellisten ja epätarkkojen tietojen oikaisemista tai täydentämistä;
– vaatia tietojen poistamista;
– vaatia käsittelyn rajoittamista;
– saada rekisterinpitäjälleen toimittamat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja
koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle;
– vastustaa henkilötietojen käsittelyä;

Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntönsä. Lisäksi voimme varmentaa
henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Saatamme kieltäytyä esittämästäsi pyynnöstä tietosuojalaissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli kokee ettei Islet ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

12. Yhteydenotot
Kysymykset henkilötietojen käsittelystä tai rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti tai sähköpostitse osoitteeseen:

Islet Group Oy
Metsänneidonkuja 12
02130 Espoo
Sähköposti: dataprotection(at)isletgroup.fi

Islet pyrkii vastaamaan pyyntöihin mahdollisimman pian. Pyyntöihin vastataan kuitenkin
viimeistään kuukauden kuluessa, ellei ole erityistä syytä pidentää tätä kuukauden määräaikaa.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tarvittaessa saatamme muuttaa tämän tietosuojaselosteen sisältöä. Ilmoitamme muutoksista
rekisteröidyille, jotka voivat tarkastaa tehdyt muutokset.

Tietosuojaseloste on päivitetty: 21.5.2018

ISLET GROUP OY:N KUMPPANIREKSITERIN TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä
Islet Group Oy ja tytäryhtiöt määrittelevät yhdessä käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Yhtiöt toimivat siis yhteisrekisterinpitäjinä. Islet Group Oy omistaa pääosan BPS Consulting Hungary Kft:stä, joten Islet Group Oy toimii rekisteröidyn yhteyspisteenä. Johtava valvontaviranomainen käsittelyn osalta on Suomen valvontaviranomainen. Alla on molempien rekisterinpitäjien yhteystiedot.

Islet Group Oy [“Islet Group”]
Y-tunnus: 1445054-7
Metsänneidonkuja 12
02130 Espoo

BPS Consulting Hungary Kft [“tytäryhtiö”]
VAT: 12552652-2-43
Ráday utca 42-44,
1092 Budapest, Hungary

[jäljempänä yhdessä ”Islet”]

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Piia Hoffsten
Sähköposti: dataprotection(at)isletgroup.fi

3. Rekisterin nimi
Islet Group kumppanirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Rekisterissä käsitellään Islet:n yhteistyökonsulttien ja kumppanien henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään yhteistyökonsulttien resursoimiseksi asiakkaiden projekteihin. Tämä perustuu yhteistyökonsultin ja Islet:n väliseen sopimukseen. Henkilötietoja käsitellään myös yhteydenottoon konsulttien kanssa sekä muun muassa palkkioiden maksamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Islet:n ja yhteistyökonsultin välisen sopimuksen
täytäntöönpaneminen. Henkilötietojen säilyttäminen sopimussuhteen loppumisen jälkeen
perustuu Islet:n oikeutettuun etuun rekisterinpitäjänä.

5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
– Nimi
– Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
– LinkedIn profiili
– Yrityksen nimi
– Koulutustiedot ja työkokemusta kuvaavat tiedot

6. Henkilötietojen säilytysaika
Kumppaniyrityksiin ja yhteistyökonsultteihin liittyviä henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen ajan sekä viisi vuotta tämän sopimussuhteen päättymisestä. Tämän jälkeen tiedot poistetaan manuaalisesti.

7. Rekisterin tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

8. Henkilötietojen luovutukset
Henkilötietoja luovutetaan Islet Group Oy:n ja tytäryhtiön välillä sekä niille asiakkaille, joille projektia tarjotaan tai tehdään. Henkilötietoja luovutetaan lisäksi Elisa Oyj:lle, joka tarjoaa Islet:lle IT-palvelua, jossa tietoja säilytetään.

9. Henkilötietojen siirto EU-tai ETA-alueen ulkopuolelle
Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista
Islet käsittelee kaikkia henkilötietoja tietoturvallisesti ja pyrkii kehittämään järjestelmiään
jatkuvasti. Rekisteri on suojattu Islet:n Elisan konesalissa sijaitsevalla tiedostopalvelimella, joka on eristetty palomuurilla, käyttöoikeuksilla ja verkkoyhteyksien salauksella. Rekisteriin on pääsy vain Islet:n valtuuttamilla henkilöillä, joilla työnsä puolesta on tarve päästä rekisteriin.

11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus:
– saada tieto henkilötietojen käsittelystä;
– saada pääsy tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat tiedot;
– vaatia virheellisten ja epätarkkojen tietojen oikaisemista tai täydentämistä;
– vaatia tietojen poistamista;
– vaatia käsittelyn rajoittamista;
– vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen
tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietoja käsitellään Islet:n
oikeutetun edun perusteella;
– saada rekisterinpitäjälleen toimittamat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja
koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle;
– vastustaa henkilötietojen käsittelyä;
– peruuttaa antamansa suostumus ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu
annettuun suostumukseen.

Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntönsä. Lisäksi voimme varmentaa
henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Saatamme kieltäytyä esittämästäsi pyynnöstä tietosuojalaissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli kokee ettei Islet ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

12. Yhteydenotot
Kysymykset henkilötietojen käsittelystä tai rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti tai sähköpostitse osoitteeseen:

Islet Group Oy
Metsänneidonkuja 12
02130 Espoo
Sähköposti: dataprotection(at)isletgroup.fi

Islet pyrkii vastaamaan pyyntöihin mahdollisimman pian. Pyyntöihin vastataan kuitenkin
viimeistään kuukauden kuluessa, ellei ole erityistä syytä pidentää tätä kuukauden määräaikaa.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tarvittaessa saatamme muuttaa tämän tietosuojaselosteen sisältöä. Ilmoitamme muutoksista
rekisteröidyille, jotka voivat tarkastaa tehdyt muutokset.

Tietosuojaseloste on päivitetty: 21.5.2018