SAP-aloittelija - tämän haluat tietää S/4HANA:sta

Tapaan päivittäin paljon ihmisiä, joille SAP:n maailma ei ole tuttu. Vaikka meillä SAP:n parissa työskentelevillä erilaiset termit soljuvat päivittäisessä keskustelussa kuin vettä vain, ei tilanne ole tietenkään sama näitä teknologioita tuntemattomalle kuulijalle.

Erityisesti S/4HANA-terminologia herättää paljon mielenkiintoa. Keskustellessani kiinnostuneiden ihmisten kanssa olen huomannut seuraavien kysymysten nousevan jatkuvasti esiin: Mikä S/4HANA on ja miten se toimii? Onko se tietokanta? Onko se toiminnanohjausjärjestelmä? Tervetuloa siis mukaan, SAP-aloittelijat!

Mikä S/4HANA siis on?

SAP S/4HANA on SAP:n uuden sukupolven liiketoimintaratkaisu, joka on suunniteltu auttamaan organisaatioita digitaalisessa ja verkottuneessa maailmassa. Se on rakennettu edistykselliseen muistinvaraiseen alustaan, mikä tarjoaa yksilöllisen roolipohjaisen käyttökokemuksen intuitiivisella käyttöliittymällä. Puhutaan siis digitaalisesta ydinratkaisusta, joka kattaa yrityksen kriittiset liiketoimintaprosessit. SAP S/4HANA ei ole vain uusi toiminnanohjausjärjestelmä, vaan todella mielenkiintoinen yhdistelmä eri teknologioita, tuotteita ja ratkaisuja eri liiketoiminnan osa-alueille.

Yli neljän vuosikymmenen ajan yrityksen toiminnanohjausohjelmisto SAP ERP on ollut elinehto saksalaiselle teknologiajätille SAP:lle. SAP:n toimitusjohtaja Bill McDermott kommentoikin uuden sukupolven toiminnanohjausratkaisua S/4HANA:n julkaisua helmikuussa 2015 “suurimmaksi lanseeraukseksi 23 vuoteen, ellei koko yrityksen historiassa”.

Alussa oli vain HANA

Joten mikä erottaa SAP S/4HANAn SAP:n toiminnanohjausjärjestelmien aiemmista sukupolvista? Suurin vihje on sen nimessä.

HANA-tietokanta, jonka SAP julkaisi ensimmäisen kerran vuonna 2010, on rakennettu pohjimmiltaan erilaiseen arkkitehtuuriin. Se toimii muistinvaraisesti ja tiedot tallennetaan sarakkeisiin, mikä mahdollistaa nopeamman ja reaaliaikaisen analyysin sekä monimuotoiset laskentaominaisuudet.

Kohti S/4:ää

Tästä päästäänkin eteenpäin liiketoiminnan ytimeen S/4HANA:an, joka on rakennettu SAP HANA -tietokannan päälle ja sisältää modernin Fiori-käyttöliittymän.

S/4HANA:an sisältyy kaikki toiminnanohjauksen ydinominaisuudet samassa paikassa yhteisellä tietovarastolla. Se on suunniteltu tarjoamaan organisaatioille mahdollisuuden toimia liiketoiminnan erilaisten vaatimusten mukaisesti. S/4HANA-teknologian ytimenä on, että yritykselle tarjotaan keskitetty ja virtaviivainen ratkaisu, jonka avulla voidaan hyödyntää myös kasvavia tietovirtoja, kuten IoT:ia ja verkkokaupan mahdollisuuksia.

SAP S/4 HANA tarjoaa valtavasti päivittäisiä toimintoja yksinkertaistavia ratkaisuja ja innovaatioita. Esimerkiksi SAP ERP:n aiemmissa versioissa taloudellinen kirjanpito ja sen hallintamenetelmät olivat erittäin tehokkaita ja kyvykkäitä, mutta tietoja käsiteltiin erillään omissa paikoissaan. Esimerkkinä tästä voidaan mainita erilliset moduulit ja niiden käyttämät omat taulut.

Näin yhdellä organisaatiolla SAP ERP -järjestelmästä saatava tieto koostui sadoista eri otsikkotauluista sekä rivitauluista. Jos haluttiin käsitellä tai raportoida taloudellisia tietoja, oli yhdistettävä tietoja useista eri tauluista. Nämä taulut eivät välttämättä sijaitse kyseisen rakenteen alla, vaan ne saattoivat sijaita eri moduuleissa. Tiedon haku ja yhdistely oli siis monimutkaista ja vaikutti merkittävästi järjestelmän suorituskykyyn.

SAP S/4HANA on koko yrityksen liiketoiminnan digitaalinen ydin – hermokeskus. Se yhdistää sisäiset ja ulkoiset elementit yhdeksi, eläväksi rakenteeksi, joka ylittää perinteisen ERP-ohjelmiston. Selkeimpiä etuja ovat uusien ja mobiilien käyttöliittymien käyttö, vähentynyt tietomäärä, parempi joustavuus sekä parempi läpäisykyky. Esimerkiksi rahoituksen parissa työskentelevät hyötyvät tehokkaammista jaetuista palveluista ja nopeutetusta talouspäätöksestä.

Reaaliaikaisuus ja ajantasaisen tiedon tarve on kriittinen lähes jokaisella organisaatiolla tänä päivänä. Verrattuna SAP ERP:iin, jossa tietojen analysointi ja raporttien suorittaminen vei merkittävästi aikaa, on SAP S/4HANA omaa luokkaansa. Käyttäjä pystyy ajamaan raportit ja analytiikat saman tien käyttäessään järjestelmää. Tämä selittyy tehokkailla HANA:n innovaatioilla, jotka antavat organisaatioille mahdollisuuden nopeaan reaaliaikaisen tiedon saamiseen ja sen hyödyntämiseen.

Esimerkkejä liiketoiminta-alueista

Käytännössä S/4HANA:lla voidaan suorittaa mitä tahansa organisaation ydinliiketoimintoja. Lisäksi erilaisista SAP:n tuoteperheeseen kuuluvista ratkaisuista voidaan ottaa mukaan yksityiskohtaisempia ja innovatiivisimpia toiminnallisuuksia tarvittavilta osa-alueilta tarpeen mukaan.

Esimerkkeinä:

Taloushallinnon ratkaisu, sisältäen sisäisen ja ulkoisen laskennan, osto – ja myyntireskontran sekä käyttöomaisuuden hallinnan
Ostotoiminnan ratkaisu, sisältäen S/4HANA:n kattavan ydin-ostoprosessin ja tarvesuunnittelun
Myynnin ratkaisu, sisältäen ydinliiketoiminnan myyntiprosessin sekä S/4HANA:a tukevat Hybris myynnin- ja markkinoinnin työkalut
Logistiikan ratkaisu, sisältäen varastonhallinnan ja tilaus/toimitusprosessien hallinnan
Valmistuksen prosessit, sisältäen esimerkiksi tuotannon suunnittelun ja laadunvarmistuksen

SAP S/4HANA:n pystyy jouhevasti liittämään suosittuun pilvipohjaiseen henkilöstöhallinnan ratkaisuun SAP Success Factoriin, joka pitää sisällään henkilöstöhallinnon ydinprosessit ja palkanlaskennan, ajanhallinnan, koulutuksen ja kehittämisen, tavoiteasetannan ja mittaamisen, kompensaatiot, rekrytoinnin ja perehdytyksen, työsuunnittelun ja analytiikan.

S/4HANA:lla merkittäviä kustannussäästöjä ja organisaation toimintojen optimointia

Esimerkiksi kansainvälinen metallituotannon ja insinöörialan yritys uudisti ja optimoi tuotantoympäristönsä. Uudistuksella yhdistettiin ja digitalisoitiin talouden, laskennan sekä henkilöstöhallinnon toiminnot. Lisäksi yrityksen tuotantoprosesseja, varastonhallintaa sekä raportointia kehitettiin ja parannettiin.

Kuva: hana_luvut

Yritys toimii 14 eri maassa ja työllistää 560 työntekijää. Taloushallinnon ratkaisukseen se valitsi ketterän SAP S/4HANA:n. Uudistuksen jälkeen kaikki yrityksen tarvitsema tieto sijaitsee ainoastaan yhdessä paikassa, mikä vähensi yrityksen järjestelmäkustannuksia. Työntekijät voivat tehdä päivittäisiä työtehtäviään mobiilisovelluksella mistä ja milloin vain –he voivat esimerkiksi laatia ostotilauksia matkapuhelimen avulla tai hyväksyä henkilöstöhallinnon pyyntöjä.

Ratkaisussa toteutettiin MRP-prosessin (material requirements planning) automaatiouudistus ja manuaalisen laskentataulukkojen korvaus, joka lisäsi tiedon läpinäkyvyyttä. Kustannuslaskenta on nykyisin tehokkaampaa ja tarkempaa ja työntekijöiden määrä väheni 25 prosentilla.

Kustannussäästöt uudistuksessa olivat merkittävät. Varaston uudet toiminnallisuudet tuottivat 1,75 miljoonan dollarin säästöt varaston arvostukseen. Taloushallinnan kauden sulkemiseen tarvittava aika väheni puoleen; kahden viikon sijasta prosessiin menee enää viikko. Yrityksen johtoporras saa raportit nykyisin kahdessa tunnissa, kun ennen raporttien tuottamiseen meni viikko.

Miten S/4HANA:aan kannattaa siirtyä?

Ei ole välttämättä helppoa lähteä siirtämään kriittisiä toimintojaan S/4HANA:an, puhumattakaan pilvestä. Tarvitaan siis kokonaisymmärrys siitä, millä tavoin sinne kannattaa siirtyä.

Organisaatiot voivat ottaa SAP S/4HANA:n käyttöön paikallisesti, pilvessä tai niin kutsutussa hybridimallissa. Pilvivaihtoehtoihin on tarjolla useampi mahdollisuus: S/4HANA:a voidaan käyttää SAP:n yksityisessä Enterprise Cloud -alustassa tai julkisessa pilvessä, yhdessä IaaS-palveluntarjoajien AWS, Microsoft Azure tai Google Cloud:n kanssa.

Järjestelmän pyörittämisen valinnan lisäksi on päätettävä, miten vanha järjestelmä siirretään uuden sukupolven S/4HANA:an. Kaksi suosittua vaihtoehtoa ovat olleet aiemman SAP ERP -järjestelmän konvertointi S/4HANA:an sekä green field -lähestymistapa, jossa järjestelmä on otettu käyttöön täysin uuden käyttöönottoprojektin kaltaisesti, niin sanotusti tyhjästä.

Yritykset Suomessa ovat valinneet molempia vaihtoehtoja riippuen omista lähtökohdistaan. Tärkeintä onkin määritellä, mikä vaihtoehto sopii omalle organisaatiolle parhaiten. Organisaation kannattaakin tehdä esiselvitys, jonka avulla kartoitetaan sen valmius siirtyä kohti S/4HANA-järjestelmää.

Miksi pilveen?

Pilvi tarjoaa käyttäjälleen uusimpien innovaatioiden hyödyntämisen sekä keskisimpien toimintaprosessien optimoinnin. Ohjelmistopäivitykset tulevat neljännesvuosittain automaattisesti, mikä antaa paremman mahdollisuuden hyödyntää esimerkiksi koneoppimista ja ennakoivaa analytiikkaa. SAP S/4HANA Cloud tarjoaa mukanaan valmiit sisäänrakennetut prosessit, jotka perustuvat parhaisiin käytänteisiin.

Viisi keskeistä etua, jotka organisaatio voi saavuttaa siirtymällä SAP S/4HANA Cloudiin ovat: