Power Apps -sovellusten monet mahdollisuudet data-analytiikassa

Power Apps on osa Microsoftin Power Platform -tarjoamaa ja se tarjoaa mahdollisuuden innovoida ja kehittää monipuolisia low-code-sovelluksia liiketoiminnan erilaisiin tarpeisiin. Sen avulla voidaan kehittää ja parantaa prosesseja, sekä automatisoida työnkulkuja. Sovellukset voidaan yhdistää esimerkiksi taustalla oleviin tietokantoihin, tietovarastoihin, tiedostoihin, järjestelmiin tai vaikka SAP:iin. Power Platform kokonaisuutenaan ja Azure-julkipilvi yhdessä mahdollistavat älykkäiden sovellusten luomisen.

Power Appsia yleensä markkinoidaan erilaisten liiketoimintasovellusten toteuttamiseen, prosessien automatisointiin ja usein sen yhteydessä puhutaan Microsoftin Dynamics-tarjonnasta, sekä Dataversestä. Vaikka Power Apps sopiikin mainiosti erilaisten täsmäsovellusten toteuttamiseen, kuten Transmeri-konsernille toteuttamamme päästöjen laskenta- ja raportointiratkaisu, me Isletillä näemme sen mahdollisuudet huomattavasti suuremmiksi.

Koska Power Apps usein nostetaan esille edellä mainituilla kulmilla, halusimme tässä kirjoituksessa nostaa esiin kolme erilaista käyttötapausta, jotka ovat jääneet erittäin pienelle huomiolle, mutta mahdollistavat kuitenkin todella hyödyllisiä ratkaisuja. Olemme Isletillä kaikkia näitä päässeet jo upeiden asiakkaidemme kanssa tekemään ja epäilemättä käyttö tulee laajentumaan valtavasti jatkossa.

Power Apps:ta monesti mainintaan, että se toimii saumattomasti muiden Power Platform tarjonnan tuotteiden kanssa. Power Apps:iin voi upottaa Power BI-raportin, Power Automate toimii taustalla useissa erilaisissa logiikoissa ja mikä parasta, Power BI-raporttiin voi upottaa Power Apps-sovelluksen.

Tämä edellä mainittu toiminnallisuus käytännössä mahdollistaa Power BI ”write-back” ratkaisuiden tekemisen. Upottamalla Power Apps-sovelluksen Power BI-raporttiin raportilla olevia tietoja voidaan päivittää tiedon syötön kautta. Komponentit kykenevät keskustelemaan saumattomasti keskenään: Power BI välittää tietoja Power Apps:iin ja Power Apps voi komentaa Power BI:tä päivittämään tietyn visualisoinnin. Yhdistämällä Power BI raportille Direct Query -yhteydellä tuotuja tietoja ja ehkä Import-moodilla (Golden dataset?) tuotuja tietoja, saadaan kokonaisuudesta erittäin interaktiivinen. Jos sovellus muokataan fonteiltaan ja väreiltään täysin raporttia vastaavaksi, on käyttäjän vaikea edes tunnistaa, että Power BI-raportti itseasiassa sisältää myös tällaisen Power Apps-sovelluksen.

Alla näkyvässä gif-animaatiossa esittelemme hyvin yksinkertaisen esimerkin tällä tavalla toteutetusta ratkaisusta.

Animaation esimerkki käyttötapauksessa vasemmalta valitaan asiakasvastaava ja keskellä olevassa palkkigraafissa on kuukausittainen toteutunut myynti. Myyntitavoite taas on harmaa lyhyt viiva ja graafin palkin väri määräytyy sen perusteella, onko toteutunut myynti yli (sininen) vai alle (punainen) myyntitavoitteen.

Valitsemalla asiakasvastaavan tai klikkaamalla graafin palkkia tiedot välittyvät oikeassa laidassa olemaan Power Apps-sovellukseen, joka on hyvin huomaamattomasti upotettuna. Valintojen jälkeen sovelluksen kautta voidaan muokata myyntitavoitetta ja asettaa muutokseen perustuva kommentti. Klikkaamalla ”Tallenna tavoite”, sovellus tallentaa tiedot tietovarastoon ja komentaa kyseistä Power BI -graafia päivittymään.

Taustalla olevassa tietomallissa myyntitavoite on haettu Direct Query -yhteydellä ja kaikki muu tieto tulee suoraan Power BI Golden datasetistä (import-yhteydellä haetut tiedot). Tämän esimerkin yhdistely vaatii tällä hetkellä Preview-vaiheessa olevan toiminnallisuuden (DirectQuery for Power BI datasets and Analysis Services), jota on joskus kutsuttu myös ”uudeksi composite-malliksi”.

Edellä kuvattu käyttötapaus ei sellaiseen välttämättä toimi monellekaan organisaatiolle, mutta varmasti herättää ajatuksia. Mahdollisuudet ovat käytännössä rajattomat, voidaan tehdä esimerkin erilaisia tavoitteiden, budjettien tai ennusteiden kevyttä syöttöä/hallintaa, kommentointia tai vaikka erilaisten talous- tai muiden tietojen simulaatiota (valitaan vaikka tilisumma ja simuloidaan miltä tuloslaskelma näyttää, jos sitä nostetaan/lasketaan vaikka 5 %:lla). Samalla tavalla voidaan tehdä kassavirran, hinnoittelumuutosten tai vaikka sortimentin muutosten simulointia.

Miten tämä kaikki sitten toimii käytännössä? Alla olevassa kuvassa on selkiytetty kokonaisuutta.

Power Appsista SQL Server Master Data Management (MDS) korvaaja?

Toinen mielenkiintoinen ja vähälle huomiolle jäänyt käyttötapaus on referenssi- ja/tai ydin tiedon hallinnan toteuttaminen Power Apps:n avulla. Useat organisaatiot ovat on-premise maailmassa SQL Serverin käytön yhteydessä hyödyntäneet MDS, eli Master Data Service:ä erilaisiin tietojen hallinnan ratkaisuihin. MDS on alun perin tehty master- eli ydin tiedon hallintaan, mutta se on toiminut erittäin mainiosti myös erilaisten referenssidatojen hallintaan. Usein data- ja analytiikkaratkaisuissa tarvitaan erilaisia ryhmittelyjä, hierarkioita ja lisätietoja, joita ei ole saatavilla lähdejärjestelmistä.

Nykypäivänä lähes kaikki uudet data-alustat rakennetaan pilveen ja esimerkiksi Microsoft Azure-julkipilvessä ei ole MDS:ää saatavilla kuin niin, että hankkii erillisen Virtuaalipalvelimen ja sen mukana SQL Server Enterprise Editionin. Tämä on kohtuullisen hintava ratkaisu pelkästään siihen, että saadaan MDS käyttöön. Myös kokonaisarkkitehtuurissa se näyttäytyy omana siilonaan.

Power Apps Canvas sovelluksilla pystytään toteuttamaan hyvin pienellä vaivalla näiden tietojen hallinta. Olemme Isletillä toteuttaneet monipuolisia ratkaisuita juuri tähän käyttötapaukseen, niissä hallitaan erilaisia referenssitietoja, hierarkioita, ryhmittelytietoja ja ohjataan erilaisia logiikoita. Näistä logiikoista hyvä esimerkki on tietojen julkaisun ja/tai jäädyttämisen hallinta. Olemmepa myös toteuttaneet erilaisten jyvistys- ja vyörytyssääntöjen hallintaa ja niiden laskennan ohjausta.

Yleensä tällaiset ratkaisut toteutetaan niin, että Power Apps:n hallitsemat tiedot tallennetaan olemassa olevaan data-alustaan, jotta tiedot ovat heti hyödynnettävissä ja käytettävissä muun datan kanssa. Emme suosittele rakentamaan omia tietokantasaarekkeitaan tähän tarkoitukseen, ellei se nähdä jostain syystä juuri kyseiseen tapaukseen järkevimmäksi toteutustavaksi. Alla olevassa kuvassa on yksinkertainen hahmotelma, miten tällainen referenssidatan hallintaratkaisu voisi yhdistyä organisaationne olemassa olevaan data-alustaan.

Eroon Exceleistä ja sähköpostittelusta Power Apps:n avulla

Viimeisenä käyttötapauksena nostaisimme esiin erilaisten Excel-tiedostojen korvaamisen Power Apps-sovellusten avulla, sekä tietojen keräämisen sen avulla.

Todella useissa organisaatioissa kerätään tietoja esimerkiksi SharePointissa, OneDrivessa tai Teams:ssä majaileviin Excel-tiedostoihin. Excel on varsin näppärä ja halpa tapa kerätä tietoa, mutta sen heikkoja kohtia ovat näppäilyvirheet sekä jatkuva päivittämisen tarve, jotta tieto pysyy ajan tasalla. Power Apps:lla on varsin helppo korvata nämä Excel-tiedostot ja siirtää tietojen kerääminen yksinkertaisiin, mutta älykkäisiin syöttölomakkeisiin. Tietoja voidaan usealla eri tavalla validoida tiedon syöttövaiheessa ja varmistaa, ettei tietovarantoon tule virheellistä tietoa. Yhdistämällä Power Apps ja Power Automate voidaan myös toteuttaa sähköpostikutsuja ajastetusti (tai jonkin triggerin perusteella) ja pyytää tiettyä henkilöä syöttämään/päivittämään kyseiset tiedot.

Isommissa organisaatioissa on myös tuttua se, että tytäryhtiöistä kerätään erilaisia tietoja vuosittain, kuukausittain tai vaikka kvartaaleittain. Näitä toteutetaan usein myös sähköpostitse lähetettävillä Excel-tiedostoilla. Tietojen yhdistämiseen ”master Excel-tiedostoon” ja tietojen validointiin menee huimasti kallisarvoista aikaa. Edellä kuvattu käyttötapaus voidaan todella kustannustehokkaasti korvata Power Apps:lla ja käytännössä siten automatisoida koko prosessi raportointiin ja analysointiin asti.

Käytännössä Power Apps taipuu siis mihin tahansa tiedon syöttö- tai keräämiskäyttötapaukseen – vain mielikuvitus on rajana! Power Apps lisenssihinnoittelu muuttui 2021 loppupuolella ja hintojen lasku, sekä uusi ”Pay-as-you-go”-malli mahdollistavat erittäin kustannustehokkaan ratkaisun sovelluksiin, joita käytetään harvakseltaan.

Power Apps sisältää lukuisia erilaisia yhteysmahdollisuuksia erilaisiin tiedostoihin, järjestelmiin, kuten SAP:iin, sekä tietokantoihin. Power Apps tukee luonnollisesti parhaiten Microsoftin omia tuotteita ja tietokantoja ja luonnollisesti Azure-pilveä. Valitettavasti muutamia hyvin yleisiä tietokantoja ei ole vielä tuettu, kuten Snowflake ja muutamat AWS-tietokannat, mutta Isletin asiantuntijoilla on hallussa keinot myös niiden integrointiin. Olemme onnistuneesti toteuttaneet Power Apps-sovelluksia sekä Snowflaken että AWS:n päälle.

Kiinnostaisiko kuulla lisää Power Apps mahdollisuuksista? Ota yhteyttä, niin tuuletetaan teidänkin tietojohtamista tukevat työkalut arktisen kirkkaiksi ja tulevaisuuden kestäviksi.

Ota yhteyttä Janneen: