Usein ostoprosessin kehittäminen nähdään yrityksissä haastavana, ehkä välttämättömänä pakkona, johon ryhdytään koska joku sanoo niin. Mutta mitäpä jos hankinnan kehitysprojekteihin lähdettäisiin miettien kokonaisvaltaisesti projektista saatavia hyötyjä ja sitä, miten automatisoimalla ostoprosessia voidaan liiketoimintakumppaneiden yhteistyötä parantaa, samalla tehostaen sisäisiä toimintatapoja ja lisäten läpinäkyvyyttä?
Tässä blogissa Islet Groupin Jenni Lonka ja Pageron Minna Myllyluoma kertovat, mitä tulee ottaa huomioon ostoprosessin automaation kehitysprojektissa ja millaisia hyötyjä automaation myötä voidaan saavuttaa.
Viidellä tehokkaalla keinolla alkuun
Alku on yleensä aina haastavin. Ajatus ja tarve ostoprosessin automatisointiin tiedostetaan ja se on mahdollisesti sisällytetty jo osaksi yrityksen tulevaisuuden kehityssuunnitelmaa. Mutta mistä lähteä liikkeelle, mitä ottaa huomioon ensimmäisenä ja kuinka edetä alkuvaiheessa?
Alla listattuna muutamia tärkeimpiä tehtäviä, joilla päästään alkuun ostoprosessi automatisoinnissa, toki riippuen organisaatiosta ja liiketoiminnasta tämä listaus voi olla eri näköinen, mutta yleisellä tasolla nostona viisi tärkeintä huomiota.
Määritä nykyprosessi ja tunnista pullonkaulat
Miten nykyinen prosessi tukee automaatiohanketta ja onko joitain osa-alueita, joita tulee muuttaa osana tätä kehityshanketta. Onko organisaatiolla käytössä tarvittavat työkalut vaatimusten mukaiseen toimintaan; ostoprosessi, sidosryhmien välinen yhteistyö ja seuranta.
- Aseta kehityshankkeelle selkeät mittarit
Aseta tavoitettavissa olevat mittarit määrän tai spendin mukaan. Määritä hankkeen aikataulu yhtenä mittarina. - Sitouta ja varmista omistajuus
Hankkeella tulee olla omistajuus, joka ohjaa muutosohjelmaa mutta on erittäin tärkeää sitouttaa liiketoiminnan puolelta oikeat henkilöt mukaan. Samalla varmistaen, että heillä on tarvittava tukiorganisaatio käytettävissään. Tiedota ylimmän johdon tasolta koko organisaatiolle mitä, miten ja miksi. - Määritä käytännön tehtävät tarpeelliselle tasolle
Tärkeimmät tehtävät ja niiden seuranta aktiivisesti käytännönläheisellä tasolla. Yksi tapa on keskittyä yhden hankinta osa-alueen toimintamalleihin ja toimittajiin. - Varmista oikea kumppani
Valitsemalla asiantuntevan yhteistyökumppanin varmistat, että saat tarvittavan tuen ja osaamisen käyttöösi hankkeen eteenpäin viemiseksi.
Ensimmäisenä vaiheena digitalisoidaan hankinnan dokumentit
Hankinnan ja erityisesti ostoprosessin tehostaminen on monen asian summa, mutta jo selkeällä muutamalla toimenpiteellä varmistat heti käyttöön otettavat hyödyt, poistat manuaalivaiheita ja säästät resursseja. Ja ehkä vielä tärkeämpää – tiedot liikkuvat oikein koko ketjun läpi, ostajalta toimittajalle, varmistaen, että käytössä on aina viimeisin tieto.
Automatisoi sanomaliikenne ja prosessit
Digitaalinen ja automatisoitu sanomaliikenne helpottaa yritysten välistä kaupankäyntiä. Elektronisten dokumenttien käyttö poistaa manuaalista työtä ja selkeyttää sekä nopeuttaa kokonaisprosessin läpivientiaikaa, mahdollistaen sujuvamman kaupankäynnin. Digitaalisen sanomavälityksen myötä, yrityksillä on käytössään laadukasta ja tarkkaa dataa, jota voidaan helposti hyödyntää yrityksen ostoprosessin kehittämisen tukena.
Prosessien digitalisointi tuottaa monia etuja niin organisaation sisäisissä hankintaprosesseissa kuin sidosryhmien välisessä yhteistyössä. Digitalisoinnin kautta nostetaan automaatioastetta koko hankinnasta maksuun -ketjussa, mutta varmistetaan myös tietojen oikeellisuus ja helpot työtavat koko ostavalle organisaatiolle.
Hankintajärjestelmän hyödyntäminen täydellä teholla
Oikealla hankintaa tukevalla ratkaisulla voidaan varmistaa uuden toimintamallin vieminen käytäntöön niin, että hyödyt saavutetaan jo päivästä yksi alkaen.
Kilpailutuksen kautta syntyneet sopimukset toimittajien kanssa viedään operatiivisen oston käyttöön, jolloin kaikki oikeat sovitun mukaiset ehdot, hinnat ja tuotteet ovat ostajan käytettävissä. Käyttäjän ei tarvitse hakea sopimusta erikseen, koska tiedot ovat valmiina nähtävillä. Ohjatun ostamisen työkalu vie loppukäyttäjän oikeille tarvitsemilleen palveluille ja tuotteille, jolloin hankinta on helppoa ja se toteutetaan sovittujen käytäntöjen mukaisesti.
Vastuullisen toiminnan varmistaminen on tärkeä kriteeri laadun, sääntöjen mukaisen ja automatisoidun toiminnan ohella. Vastuullinen toimintamalli ei suinkaan ole automaation ja tehokkuuden este, vaan sillä voidaan vielä entisestään alentaa kustannuksia kiinnittäen samalla huomiota ympäristö-, sosiaaliseen ja taloudelliseen vastuuseen. Tiedonjakaminen ja koulutus, niin sisäiset- kuin ulkoisten sidosryhmät huomioiden, on tässäkin tärkeää. Samalla kasvatetaan organisaation ymmärrystä maailmanlaajuisten hankintaketjujen osalta ja varmistetaan toiminnan jatkuvuus epävarmoinakin aikoina, jossa myös digitalisaatio on tukena.
Vastuullisen toimitusketjun varmistaminen on nykypäivän standardi ja oletusarvo koko hankinnalle. Kun hankintaprosessin läpinäkyvyys kasvaa, voidaan varmistaa myös, että ostaminen on vastuullisella pohjalla.
Yhteistyö sidosryhmien välillä
Mikään prosessi ei ole toimiva, mikäli siihen ei saada mukaan kaikkia osapuolia. Ostajalle on elintärkeää ottaa toimittaja mukaan toimintamalliin heti alusta alkaen ja varmistaa, että toimittajan eri tarpeet on huomioitu. Yhtä lailla tämä on tärkeää toimittajan näkökulmasta.
Nykypäivän osto- ja hankintaorganisaatiossa tärkeää on toki jokaisen oman persoonan tuomat kyvykkyydet ja itseohjautuvuus. Tämä tukee myös erittäin tärkeää yhteistyötä muiden organisaatioiden kanssa, niin sisäisten kuin ulkoisten sidosryhmien osalta.
Tekoälyä ja erilaisia automaation mukana tuomia mahdollisuuksia hyödyntämällä tuotetaan lisäarvoa yllä oleviin asioihin muun muassa poistamalla manuaalitoimenpiteitä ja vapauttamalla aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Ja tietenkin vastuulliset toimintatavat ja hankinnat ovat keskiössä ja muuttavat tapaa toimia koko liiketoiminnan osalta.
Toimittajien aktivoinnilla on tärkeä merkitys ostoprosessin automatisoinnissa, ja sen tulee tapahtua yhteistyössä yrityksen useiden osastojen kanssa. Ilman toimivaa yhteistyötä ei tulla saavuttamaan tavoiteltuja hyötyjä.
Tärkeitä huomioitavia asioita toimittajien aktivoinnin toteuttamisessa ovat
- Aktivoi suurimmat tilaustoimittajat ensimmäiseksi, joiden kautta saavutetaan korkein automaatiotaso ja taloudelliset hyödyt.
- Segmentoi ja suunnittele toimittajayhteistyö kullekin toimittajasegmentille sopivaksi.
- Toimittaja-aktivoinnin läpivienti voi olla raskas ja aikaa vievä prosessi, erityisesti jos kyseessä on monimaa-organisaatio. Panostaminen tähän kuitenkin on erityisen kannattavaa.
Toimittaja-aktivointia suunniteltaessa kannattaa hyödyntää jo olemassa olevia parhaita käytäntöjä sanomavälittäjän avulla. Meillä Pagerolla on valmiit mallit ja toimintatavat, joilla saadaan tehokkaasti tuloksia aikaan. Onnistumista myös mitataan yhdessä asiakkaan kanssa.
Mitattavat hyödyt
Ostoprosessin automatisointi ei ole kertaluontoinen kehityshanke vaan jatkuva prosessi. Kuitenkin kehitysprojektin hyötyjä tulee voida mitata säännöllisesti vasten asetettuja tavoitteita.
Alla listattuna isoimmat hyödyt ostoprosessin automatisoinnista
- Sopimuksen mukainen ostaminen
Vähemmän ohiostamista, määräalennusten täysimittainen hyödyntäminen, kulujen seuranta. Ostotransaktiot rekisteröityvät tilaukselle, jolloin voidaan seurata spendin kertymää sopimuskohtaisesti. - Spendi paremmin haltuun
Näkyvyys kokonaiskuluihin varmistaa, että käytettävissä on kaikki tarvittava tieto kehittämiselle ja riskien minimoimiselle. - Ohjataan käyttäjää toimimaan oikein
Ohjatun ostamisen portaali ohjaa ostajaa ja mahdollistaa sopimuksen mukaisen toiminnan. Tämä mahdollistaa ajan säästön, vähentää virheitä ja mahdollistaa osto-ohjeiden ja sopimusten mukaisen ostamisen. - Tilausliikenteen automatisointi
Oikea tieto liikkuu sujuvasti oikeaan paikkaan ja auttaa automatisoimaan koko ketjun tilauksesta laskunkäsittelyyn.
On sanomattakin selvää, että ostoprosessin automatisoinnilla saavutetaan suurenmoisia etuuksia. Täysin yksinkertaista ja helppoa matkaa emme voi luvata. Voimme kuitenkin taata, että huolellisen suunnittelun, oikeiden resurssien yhteen liittämisen sekä toimivien järjestelmien implementoinnin jälkeen yrityksenne ostoprosessi tulee helpottamaan kaupankäyntiä, hankintojen läpinäkyvyyttä sekä päätöksentekoa.
