Nyt vaihdetaan ERP!

Kun päivittäin työskentelee eri asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa toiminnanohjaukseen liittyvien asioiden, kehityksen sekä haasteiden kanssa, syntyy tuntuma missä mennään ERP:ien (Enterprise Resource Planning) kehitykseen ja hankintoihin liittyvissä asioissa Suomen markkinassa.

Syyt ERP:n uudistamiseen ovat usein strategiset, liiketoiminnalliset tai tekniset. Jotkut yritykset hakevat tehokkuutta ja kilpailuetua toimialallaan vaihtamalla ERP:n, joillekin keskeinen syy on siirtyä pilviratkaisuun. Usein halutaan päästä jopa yli 20 vuotta vanhasta ERP:stä ja sen ”korjausvelasta”, ja päivittää vanhat, monimutkaiset ja räätälöidyt prosessit toimialan yksinkertaistettuihin, ”best practise” -prosesseihin. Samalla yritys useimmiten vapautuu ”toimittajalukosta”, mikä saattaa syntyä, jos yrityksen vanhaa ERP:iä pystyy ylläpitämään vain yksi toimittaja.

Teknologiasta riippumatta vanhoja ERP-ratkaisuja käyttävillä yrityksillä on paljon rajoituksia huolenaan. Seuraavan 3 vuoden aikana yritysten on pakko modernisoida ERP-ympäristöään, sillä niiden teknologia on vanhentunut monelta osin sietämättömään tilaan. Niiden yhteensopivuus on rajoitettu ja kehitystahti hidasta sekä kallista, eivätkä integroinnit muihin keskeisiin järjestelmiin onnistu. Tästä seuraa siiloutumista. Tiedon jakaminen liiketoimintojen välillä on hankalaa, eikä analytiikka palvele yrityksen johtoa reaaliaikaisena. Tämän tilanteen havaitseminen vaatii yrityksen johdolta ja omistajilta kykyä ja osaamista ymmärtää, mitä hyötyjä ja kilpailuetuja digitaalinen transformaatio toisi omassa toimintaympäristössä.

Eräs tärkeä tekijä ja syy ERP:n modernisointiin on myös tietoturva, sillä jos vanhat tietoturvaprotokollat eivät enää suojaa yritystä, on se altis tietovuodoille ja kyberhyökkäyksille. Samoin tuki nykyisille tietoturvastandardeille (esim. GDPR) voi puuttua. Tästä on lukuisia esimerkkejä mitä yritykselle voi pahimmillaan silloin käydä. Vanhat ratkaisut eivät yksinkertaisesti vedä vertoja maailmanluokan teknologiatoimittajille tietoturvan kehityksessä.

Tärkeä huomioitava tekijä on myös teknologiatoimittajien kyky tarjota tukea (ja kehitystä) vanhoille ERP-alustoille. Toimittajien on joko pakko luopua tuesta määrävuoteen mennessä ja/tai nostettava järjestelmän kustannuksia merkittävästi. Syntyy tilanteita missä yrityksen on, investointikyvyn puutteesta johtuen, joko pakko käyttää vanhaa ERP:iä tai maksaa ERP:in elinkaaren loppusuoralla merkittäviä ylläpito- ja kehityskustannuksia. Samalla nämä yritykset jäävät kehityksessä jälkeen, kun muut toimialan yritykset ottavat käyttöön moderneja, uusiin ERP:hin sisältyviä innovaatioita, kuten esimerkiksi tekoälyä, prosessiautomaatiota, mobiiliratkaisuja, IoT:ia sekä analytiikkaa. Muistetaan myös, että ERP-osaajien pitäminen yrityksessä ylläpitämässä vanhaa ERP:iä on yritykselle kohtuullinen henkilöstöriski.

Uudet modernit ERP:t myyvät hyödyillään ja ominaisuuksillaan lähes ”itse itseään”. Ne ovat pilvipohjaisia, suorituskykyisiä, käyttäjäystävällisiä, hyvin integroituvia, skaalautuvia, sisältävät reaaliaikaista analytiikkaa, ja päivitykset sekä tukipalvelut sisältävät esimerkiksi tärkeän tietoturvan jatkuvan ylläpidon, kaiken muun ohella. Johtavia teknologioita osaavat kehittää ja ylläpitää useat eri toimittajat sekä integraattorit.

Moderneissa ERP:eissä painopiste siirtyy prosesseista niiden tuottamiin tietoihin. Tekoäly tekee ihmisistä tehokkaampia työssään, sen sijaan että korvaisi heidät kokonaan. Uuden sukupolven ERP:ien pitää tukea ihmisiä suoriutumaan nopeammin ja paremmin, ja jättää heille aikaa enemmän lisäarvoa tuottavaan työhön.

Tom Sandell

Myyntijohtaja, Islet Group

Yrityksen johdon tulee ymmärtää, mitä se tavoittelee, kun se haluaa parantaa yrityksen ketteryyttä, tehokkuutta sekä prosesseja. Sen tulee määritellä ERP-hankkeelle tarpeet ja tavoitteet liiketoimintastrategian pohjalta, sekä arvioida projektin liiketoiminnan hyödyt ja investoinnin takaisinmaksu. Usein projektin alussa kartoitetaan myös nykytilan keskeiset haasteet ja pullonkaulat mitkä myöhemmin projektissa ratkaista. Tärkeää on hahmottaa ajoissa, millaista osaamista yritys tarvitsee kehityksen tavoitetilassa, ja määritellä hankkeen sisäinen omistaja sekä muut avainhenkilöt yrityksessä. Usein tässä joudutaan turvautumaan rekrytointeihin osaamisten tai ajanpuutteen johdosta. ERP-hankkeen johtaminen on täysipäiväinen tehtävä.

Me Isletillä olemme ERP-transformaatioiden asiantuntija, maailmanluokan SAP-teknologian ja -ratkaisujen avulla. Meiltä löytyy palveluja ERP-projektin käynnistyksestä toteutukseen sekä jatkuviin ylläpitopalveluihin. Meillä on mm. osaavia ja kokeneita arkkitehtejä, konsultteja ja projektipäälliköitä, sekä aina Isletin ylin johto mukana asiakasprojektissa. Ole yhteydessä – We handle all conditions!