Näin onnis­tut osto­pro­ses­sin automaatiossa

Usein osto­pro­ses­sin kehit­tä­mi­nen näh­dään yri­tyk­sis­sä haas­ta­va­na, ehkä vält­tä­mät­tö­mä­nä pak­ko­na, johon ryh­dy­tään kos­ka joku sanoo niin. Mut­ta mitä­pä jos han­kin­nan kehi­tys­pro­jek­tei­hin läh­det­täi­siin miet­tien koko­nais­val­tai­ses­ti pro­jek­tis­ta saa­ta­via hyö­ty­jä ja sitä, miten auto­ma­ti­soi­mal­la osto­pro­ses­sia voi­daan lii­ke­toi­min­ta­kump­pa­nei­den yhteis­työ­tä paran­taa, samal­la tehos­taen sisäi­siä toi­min­ta­ta­po­ja ja lisä­ten läpinäkyvyyttä?

Täs­sä blo­gis­sa Islet Grou­pin Jen­ni Lon­ka ja Page­ron Min­na Myl­ly­luo­ma ker­to­vat, mitä tulee ottaa huo­mioon osto­pro­ses­sin auto­maa­tion kehi­tys­pro­jek­tis­sa ja mil­lai­sia hyö­ty­jä auto­maa­tion myö­tä voi­daan saavuttaa.

Vii­del­lä tehok­kaal­la kei­nol­la alkuun

Alku on yleen­sä aina haas­ta­vin. Aja­tus ja tar­ve osto­pro­ses­sin auto­ma­ti­soin­tiin tie­dos­te­taan ja se on mah­dol­li­ses­ti sisäl­ly­tet­ty jo osak­si yri­tyk­sen tule­vai­suu­den kehi­tys­suun­ni­tel­maa. Mut­ta mis­tä läh­teä liik­keel­le, mitä ottaa huo­mioon ensim­mäi­se­nä ja kuin­ka ede­tä alkuvaiheessa?

Alla lis­tat­tu­na muu­ta­mia tär­keim­piä teh­tä­viä, joil­la pääs­tään alkuun osto­pro­ses­si auto­ma­ti­soin­nis­sa, toki riip­puen orga­ni­saa­tios­ta ja lii­ke­toi­min­nas­ta tämä lis­taus voi olla eri näköi­nen, mut­ta ylei­sel­lä tasol­la nos­to­na vii­si tär­kein­tä huomiota.

Mää­ri­tä nyky­pro­ses­si ja tun­nis­ta pullonkaulat

Miten nykyi­nen pro­ses­si tukee auto­maa­tio­han­ket­ta ja onko joi­tain osa-aluei­ta, joi­ta tulee muut­taa osa­na tätä kehi­tys­han­ket­ta. Onko orga­ni­saa­tiol­la käy­tös­sä tar­vit­ta­vat työ­ka­lut vaa­ti­mus­ten mukai­seen toi­min­taan; osto­pro­ses­si, sidos­ryh­mien väli­nen yhteis­työ ja seuranta.

• Ase­ta kehi­tys­hank­keel­le sel­keät mit­ta­rit
  Ase­ta tavoi­tet­ta­vis­sa ole­vat mit­ta­rit mää­rän tai spen­din mukaan. Mää­ri­tä hank­keen aika­tau­lu yhte­nä mittarina.
• Sitou­ta ja var­mis­ta omis­ta­juus
  Hank­keel­la tulee olla omis­ta­juus, joka ohjaa muu­tos­oh­jel­maa mut­ta on erit­täin tär­ke­ää sitout­taa lii­ke­toi­min­nan puo­lel­ta oikeat hen­ki­löt mukaan. Samal­la var­mis­taen, että heil­lä on tar­vit­ta­va tukior­ga­ni­saa­tio käy­tet­tä­vis­sään. Tie­do­ta ylim­män joh­don tasol­ta koko orga­ni­saa­tiol­le mitä, miten ja miksi.
• Mää­ri­tä käy­tän­nön teh­tä­vät tar­peel­li­sel­le tasol­le
  Tär­keim­mät teh­tä­vät ja nii­den seu­ran­ta aktii­vi­ses­ti käy­tän­nön­lä­hei­sel­lä tasol­la. Yksi tapa on kes­kit­tyä yhden han­kin­ta osa-alu­een toi­min­ta­mal­lei­hin ja toimittajiin.
• Var­mis­ta oikea kump­pa­ni
  Valit­se­mal­la asian­tun­te­van yhteis­työ­kump­pa­nin var­mis­tat, että saat tar­vit­ta­van tuen ja osaa­mi­sen käyt­töö­si hank­keen eteen­päin viemiseksi.

Ensim­mäi­se­nä vai­hee­na digi­ta­li­soi­daan han­kin­nan dokumentit

Han­kin­nan ja eri­tyi­ses­ti osto­pro­ses­sin tehos­ta­mi­nen on monen asian sum­ma, mut­ta jo sel­keäl­lä muu­ta­mal­la toi­men­pi­teel­lä var­mis­tat heti käyt­töön otet­ta­vat hyö­dyt, pois­tat manu­aa­li­vai­hei­ta ja sääs­tät resurs­se­ja. Ja ehkä vie­lä tär­keäm­pää — tie­dot liik­ku­vat oikein koko ket­jun läpi, osta­jal­ta toi­mit­ta­jal­le, var­mis­taen, että käy­tös­sä on aina vii­mei­sin tieto.

Auto­ma­ti­soi sano­ma­lii­ken­ne ja prosessit

Digi­taa­li­nen ja auto­ma­ti­soi­tu sano­ma­lii­ken­ne hel­pot­taa yri­tys­ten välis­tä kau­pan­käyn­tiä. Elekt­ro­nis­ten doku­ment­tien käyt­tö pois­taa manu­aa­lis­ta työ­tä ja sel­keyt­tää sekä nopeut­taa koko­nais­pro­ses­sin läpi­vien­tiai­kaa, mah­dol­lis­taen suju­vam­man kau­pan­käyn­nin. Digi­taa­li­sen sano­ma­vä­li­tyk­sen myö­tä, yri­tyk­sil­lä on käy­tös­sään laa­du­kas­ta ja tark­kaa dataa, jota voi­daan hel­pos­ti hyö­dyn­tää yri­tyk­sen osto­pro­ses­sin kehit­tä­mi­sen tukena.

Pro­ses­sien digi­ta­li­soin­ti tuot­taa monia etu­ja niin orga­ni­saa­tion sisäi­sis­sä han­kin­ta­pro­ses­seis­sa kuin sidos­ryh­mien väli­ses­sä yhteis­työs­sä. Digi­ta­li­soin­nin kaut­ta nos­te­taan auto­maa­tio­as­tet­ta koko han­kin­nas­ta mak­suun ‑ket­jus­sa, mut­ta var­mis­te­taan myös tie­to­jen oikeel­li­suus ja hel­pot työ­ta­vat koko osta­val­le organisaatiolle.

Han­kin­ta­jär­jes­tel­män hyö­dyn­tä­mi­nen täy­del­lä teholla

Oikeal­la han­kin­taa tuke­val­la rat­kai­sul­la voi­daan var­mis­taa uuden toi­min­ta­mal­lin vie­mi­nen käy­tän­töön niin, että hyö­dyt saa­vu­te­taan jo päi­väs­tä yksi alkaen.

Kil­pai­lu­tuk­sen kaut­ta syn­ty­neet sopi­muk­set toi­mit­ta­jien kans­sa vie­dään ope­ra­tii­vi­sen oston käyt­töön, jol­loin kaik­ki oikeat sovi­tun mukai­set ehdot, hin­nat ja tuot­teet ovat osta­jan käy­tet­tä­vis­sä. Käyt­tä­jän ei tar­vit­se hakea sopi­mus­ta erik­seen, kos­ka tie­dot ovat val­mii­na näh­tä­vil­lä. Ohja­tun osta­mi­sen työ­ka­lu vie lop­pu­käyt­tä­jän oikeil­le tar­vit­se­mil­leen pal­ve­luil­le ja tuot­teil­le, jol­loin han­kin­ta on help­poa ja se toteu­te­taan sovit­tu­jen käy­tän­tö­jen mukaisesti.

Vas­tuul­li­sen toi­min­nan var­mis­ta­mi­nen on tär­keä kri­tee­ri laa­dun, sään­tö­jen mukai­sen ja auto­ma­ti­soi­dun toi­min­nan ohel­la. Vas­tuul­li­nen toi­min­ta­mal­li ei suin­kaan ole auto­maa­tion ja tehok­kuu­den este, vaan sil­lä voi­daan vie­lä enti­ses­tään alen­taa kus­tan­nuk­sia kiin­nit­täen samal­la huo­mio­ta ympäristö‑, sosi­aa­li­seen ja talou­del­li­seen vas­tuuseen. Tie­don­ja­ka­mi­nen ja kou­lu­tus, niin sisäi­set- kuin ulkois­ten sidos­ryh­mät huo­mioi­den, on täs­sä­kin tär­ke­ää. Samal­la kas­va­te­taan orga­ni­saa­tion ymmär­rys­tä maa­il­man­laa­juis­ten han­kin­ta­ket­ju­jen osal­ta ja var­mis­te­taan toi­min­nan jat­ku­vuus epä­var­moi­na­kin aikoi­na, jos­sa myös digi­ta­li­saa­tio on tukena.

Yhteis­työ sidos­ryh­mien välillä

Mikään pro­ses­si ei ole toi­mi­va, mikä­li sii­hen ei saa­da mukaan kaik­kia osa­puo­lia. Osta­jal­le on elin­tär­ke­ää ottaa toi­mit­ta­ja mukaan toi­min­ta­mal­liin heti alus­ta alkaen ja var­mis­taa, että toi­mit­ta­jan eri tar­peet on huo­mioi­tu. Yhtä lail­la tämä on tär­ke­ää toi­mit­ta­jan näkökulmasta.

Nyky­päi­vän osto- ja han­kin­taor­ga­ni­saa­tios­sa tär­ke­ää on toki jokai­sen oman per­soo­nan tuo­mat kyvyk­kyy­det ja itseoh­jau­tu­vuus. Tämä tukee myös erit­täin tär­ke­ää yhteis­työ­tä mui­den orga­ni­saa­tioi­den kans­sa, niin sisäis­ten kuin ulkois­ten sidos­ryh­mien osalta.

Teko­ä­lyä ja eri­lai­sia auto­maa­tion muka­na tuo­mia mah­dol­li­suuk­sia hyö­dyn­tä­mäl­lä tuo­te­taan lisä­ar­voa yllä ole­viin asioi­hin muun muas­sa pois­ta­mal­la manu­aa­li­toi­men­pi­tei­tä ja vapaut­ta­mal­la aikaa tär­keäm­piin teh­tä­viin. Ja tie­ten­kin vas­tuul­li­set toi­min­ta­ta­vat ja han­kin­nat ovat kes­kiös­sä ja muut­ta­vat tapaa toi­mia koko lii­ke­toi­min­nan osalta.

Toi­mit­ta­jien akti­voin­nil­la on tär­keä mer­ki­tys osto­pro­ses­sin auto­ma­ti­soin­nis­sa, ja sen tulee tapah­tua yhteis­työs­sä yri­tyk­sen usei­den osas­to­jen kans­sa. Ilman toi­mi­vaa yhteis­työ­tä ei tul­la saa­vut­ta­maan tavoi­tel­tu­ja hyötyjä.

Tär­kei­tä huo­mioi­ta­via asioi­ta toi­mit­ta­jien akti­voin­nin toteut­ta­mi­ses­sa ovat 

• Akti­voi suu­rim­mat tilaus­toi­mit­ta­jat ensim­mäi­sek­si, joi­den kaut­ta saa­vu­te­taan kor­kein auto­maa­tio­ta­so ja talou­del­li­set hyödyt.
• Seg­men­toi ja suun­nit­te­le toi­mit­ta­jayh­teis­työ kul­le­kin toi­mit­ta­ja­seg­men­til­le sopivaksi.
• Toi­mit­ta­ja-akti­voin­nin läpi­vien­ti voi olla ras­kas ja aikaa vie­vä pro­ses­si, eri­tyi­ses­ti jos kysees­sä on moni­maa-orga­ni­saa­tio. Panos­ta­mi­nen tähän kui­ten­kin on eri­tyi­sen kannattavaa.

Mitat­ta­vat hyödyt

Osto­pro­ses­sin auto­ma­ti­soin­ti ei ole ker­ta­luon­toi­nen kehi­tys­han­ke vaan jat­ku­va pro­ses­si. Kui­ten­kin kehi­tys­pro­jek­tin hyö­ty­jä tulee voi­da mita­ta sään­nöl­li­ses­ti vas­ten ase­tet­tu­ja tavoitteita.

Alla lis­tat­tu­na isoim­mat hyö­dyt osto­pro­ses­sin automatisoinnista 

• Sopi­muk­sen mukai­nen osta­mi­nen
  Vähem­män ohios­ta­mis­ta, mää­rä­alen­nus­ten täy­si­mit­tai­nen hyö­dyn­tä­mi­nen, kulu­jen seu­ran­ta. Ostot­ran­sak­tiot rekis­te­röi­ty­vät tilauk­sel­le, jol­loin voi­daan seu­ra­ta spen­din ker­ty­mää sopimuskohtaisesti.
• Spen­di parem­min hal­tuun
  Näky­vyys koko­nais­ku­lui­hin var­mis­taa, että käy­tet­tä­vis­sä on kaik­ki tar­vit­ta­va tie­to kehit­tä­mi­sel­le ja ris­kien minimoimiselle.
• Ohja­taan käyt­tä­jää toi­mi­maan oikein
  Ohja­tun osta­mi­sen por­taa­li ohjaa osta­jaa ja mah­dol­lis­taa sopi­muk­sen mukai­sen toi­min­nan. Tämä mah­dol­lis­taa ajan sääs­tön, vähen­tää vir­hei­tä ja mah­dol­lis­taa osto-ohjei­den ja sopi­mus­ten mukai­sen ostamisen.
• Tilaus­lii­ken­teen auto­ma­ti­soin­ti
  Oikea tie­to liik­kuu suju­vas­ti oike­aan paik­kaan ja aut­taa auto­ma­ti­soi­maan koko ket­jun tilauk­ses­ta laskunkäsittelyyn.

On sano­mat­ta­kin sel­vää, että osto­pro­ses­sin auto­ma­ti­soin­nil­la saa­vu­te­taan suu­ren­moi­sia etuuk­sia. Täy­sin yksin­ker­tais­ta ja help­poa mat­kaa emme voi luva­ta. Voim­me kui­ten­kin taa­ta, että huo­lel­li­sen suun­nit­te­lun, oikei­den resurs­sien yhteen liit­tä­mi­sen sekä toi­mi­vien jär­jes­tel­mien imple­men­toin­nin jäl­keen yri­tyk­sen­ne osto­pro­ses­si tulee hel­pot­ta­maan kau­pan­käyn­tiä, han­kin­to­jen läpi­nä­ky­vyyt­tä sekä päätöksentekoa.