Servica modernisoi asiakkaidensa ostokokemuksen päivittämällä aiemmin käytössä olleet SAP SRM (toimittajahallinta) ja SAP MDM (toimittajakatalogit) -ratkaisunsa pilvipohjaiseen SAP Ariba Guided Buying -ratkaisuun. Modernisoinnin keskipisteessä oli nimenomaan asiakkaiden (omistajayhtiöiden) ostoportaali, jonka kautta asiakkaat ostavat tuotteita Servicalta. SAP SRM:n tuen päättyessä päivitys oli väistämättä edessä, ja tilalle haluttiin toimintavarma ja laajasti koestettu järjestelmä. Olennaista oli myös järjestelmän skaalautuvuus Servican tulevaisuuden tarpeisiin vastaten, esimerkiksi hyvinvointialueiden toiminnan käynnistymisen myötä.
Servica Oy on suomalainen inhouse-yhtiö, joka tuottaa Pohjois-Savon alueella omistaja-asiakkailleen ruoka-, kiinteistö- ja puhtauspalveluja, välinehuollon- ja apuvälinehuollon palveluja sekä materiaali- ja kuljetuslogistiikan palveluja. Servican palvelutuotanto alkoi vuoden 2012 alussa, ja se työllistää nykyisin n. 1800 henkilöä.
Servican logistiikkapalvelut hoitaa asiakkaidensa tuotteet kustannustehokkaasti perille asti. Sähköinen tilausjärjestelmä ja kuukausittainen koontilasku sekä toimipistekohtaiset toimitukset sisältyvät Servican joustavaan palveluun.
Servican strategiana on tuottaa erinomaisia asiakaskokemuksia sekä varmistaa, että Servica pystyy sekä verkostoitumaan tiiviimmin että kasvamaan myös tulevaisuudessa omistaja-asiakkaiden kanssa. Lisäksi strategisena tavoitteena on tehdä toiminnasta koko ajan vastuullisempaa ja läpinäkyvämpää sekä tehokkaampaa ja tuottavampaa. Isletin kanssa toteutetussa projektissa pyrittiin edistämään näitä strategisia tavoitteita.
Projektin laajuus ja toteutettu ratkaisu
SAP Ariba Guided Buying -ratkaisuun ja SAP Business Network -verkostoon perustuva Selma-kauppa palvelee 30 tilaavaa organisaatiota, ja sen kautta tehdään toimituksia yli 4000 eri toimitusosoitteeseen. Selma-kaupan kautta tilaajat voivat tilata Servica-katalogin yli 8000 nimikkeestä, tai kaupan yli 150 muusta toimittajakatalogista (suoratoimitustoimittajat).
Selma-kauppa tarjoaa yli 2000 käyttäjälleen kolme tilauskanavaa: katalogitilaaminen (Servican valikoima, sekä suoratoimitustoimittajat), laitteiden ja tarvikkeiden lomakemuotoinen tilaaminen sekä vapaatekstitilaaminen.
Kumppanin valinta
Servica valitsi toteutukseen kumppanikseen Islet Groupin, jonka kanssa Servicalla on takana useita vuosia hyvin toiminutta yhteistyötä toiminnanohjauksen ja hankinnan kehittämisen parissa.
Servican missiona on tuottaa omistajilleen laadukkaita ja kustannustehokkaita palveluita. Lisäksi tavoittelimme projektissa strategiamme mukaisesti parempaa asiakaskokemusta, tehokkuutta, tuottavuutta, vastuullisuutta ja läpinäkyvyyttä. Saavutimme projektissa asettamamme tavoitteet ja yhteistyö Isletin kanssa toimi erittäin hyvin. Projektin läpivienti oli ammattimaista ja tekeminen joustavaa tarpeidemme mukaisesti. Olemme yhteistyöhön ja lopputulokseen erittäin tyytyväisiä.
Projektin opit ja onnistumiset
Projektista jäi onnistuneen lopputuloksen lisäksi myös arvokkaita oppeja tulevaisuuden vastaaville projekteille. Esimerkiksi, perustietojen tilan kartoitus ja siivous on hyvä aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, mahdollisuuksien mukaan jo ennen projektin aloittamista. Projektin onnistuminen aikataulussa edellyttää myös vahvaa sisäistä koordinointia ja muutosjohtamista. Vaiheistetulla liiketoiminnallisella käyttöönotolla voidaan pienentää käyttöönottoon liittyviä riskejä sekä varmistaa sisäisten resurssien kapasiteetin riittävyys, esimerkiksi loppukäyttäjien koulutuksen ja tuen näkökulmasta.
Projekti on hieno esimerkki siitä, miten nopeallakin aikataululla SAP Ariba Guided Buying -ratkaisu saadaan valjastettua käyttöön laajalla kataloginimikevalikoimalla. Yhteistyö Servican projektin ydintiimin kanssa oli koko projektin ajan tiivistä ja toimivaa, joka osaltaan edesauttoi erinomaista lopputulosta.
Projekti toteutettiin aikataulussa, vaikka sen laajuus oli toteutusaikatauluun nähden mittava. Myös budjetti pysyi alkuperäisen arvion mukaisena, ja yhteistyö Servican ja Isletin välillä oli toimivaa ja tapahtui hyvässä hengessä koko projektin ajan.
Ratkaisun hyödyt
Ratkaisulla saavutettiin mittavia hyötyjä, usealla eri alueella. Ostamisen sopimuksenmukaisuus voidaan ratkaisun avulla varmistaa entistä tehokkaammin, esimerkiksi minimoimalla ohi-ostamista, seuraamalla kuluja tarkemmalla tasolla reaaliaikaisesti ja hyödyntämällä määrä-alennuksia täysmittaisesti. Ratkaisu on rakennettu niin, että kullekin käyttäjälle näkyy roolipohjaisesti vain hänelle relevantit ja oikeat tiedot, sekä vain hänelle ostettavissa olevat tarvikkeet. Uusi ostoportaali mahdollistaa siis digitalisoidut ja tehokkaat prosessit, ja se ohjaa ostajaa koko prosessin ajan. Näin voidaan säästää aikaa, välttyä virheiltä ja varmistaa sopimuksen mukainen toiminta.
Ratkaisu on osaltaan myös jouhevoittanut toimittajayhteistyötä ja nostanut tilausautomaation tasoa. Ratkaisu mahdollistaa läheisen yhteistyön toimittajan ja asiakkaan välillä, yhdellä alustalla, läpi koko prosessin, aina katalogista ostotilauksen luontiin ja edelleen toimituksen vahvistukseen.
Kun prosessi hallinnoidaan integroidulla ratkaisulla, keskitetysti yhdessä paikassa, varmistetaan entistä parempi reaaliaikainen näkyvyys organisaation kokonaiskuluihin ja ostoihin sekä mahdollistetaan hankintatoimen kokonaisprosessin tärkeimpien kehityskohteiden tunnistaminen ja priorisoiminen.
Hankintojen kehittäminen on ajankohtainen ja tärkeä asia julkishallinnon kehittämisessä. Servica on edelläkävijä modernin, tehokkaan ja läpinäkyvän hankintatoimen kehittämisessä omistaja-asiakkailleen. SAP Ariba -ratkaisu on tulevaisuuden kestävä ja jatkuvasti kehittyvä alusta, joka tukee Servican strategisia tavoitteita hyvin myös tulevaisuudessa.
#IsletGroup #Servica #SAP #SAPAriba #Ariba #hankintatoimi #hankinta