SAP S/4HANA tuotti Nordcloudille aitoja liiketoimintahyötyjä

Nordcloud otti onnistuneesti käyttöön SAP S/4HANA:n ja SAP Concurin 10 maassa. Islet Groupin kanssa toteutetussa onnistuneessa projektissa otettiin SAP S/4HANA toiminnanohjausratkaisun lisäksi käyttöön myös SAP Concur matka- ja kululaskujenhallinta- sekä laskujenkierrätysratkaisut.

Nordcloud on eurooppalainen pilvipalveluihin erikoistunut asiantuntijayritys. Se tarjoaa palveluita ja ratkaisuja organisaatioille, jotka haluavat hyödyntää pilvipalveluita liiketoiminnassaan. Nordcloud auttaa asiakkaitaan suunnittelemaan, rakentamaan ja hallinnoimaan pilvipohjaisia järjestelmiä. Nordcloudin missio on tukea asiakkaitaan pilvipalveluiden käyttöönotossa, siten mahdollistaen asiakkaidensa menestyksekkään liiketoiminnan.

Nordcloudin konsolidointi- ja raportointijärjestelmä oli lähtötilanteessa monimutkainen ja sen toimivuus oli haastavaa muuttuvassa ympäristössä. Raportointitarpeet lisääntyivät entisestään IBM:n ostettua Nordcloud vuoden 2021 alussa. Tämä kaikki tapahtui taustalla samalla, kun Nordcloudin liiketoiminta kasvoi vahvasti, mikä teki muutosten tekemisestä entistäkin tärkeämpää.

Nordcloudin ERP-projektin tavoitteet

Nordcloud halusi siirtyä useasta eri ERP-järjestelmästä yhteen, ”single source of truth” -järjestelmään saadakseen ajantasaisen kokonaiskuvan, joka tukee päätöksentekoa. Uudistus auttoi muodostamaan luotettavan ja reaaliaikaisen kuvan liiketoiminnasta.

Toinen tärkeä tavoite oli prosessien standardisointi. Taloushallinnon prosessien yhtenäistäminen sekä kehitys- ja integraatiomahdollisuuksien laajentaminen olivat keskeisiä tavoitteita ja hyödyksi kaikissa kymmenessä maassa, joissa yhtiö toimii.

Kolmas merkittävä tavoite oli yksinkertaistaminen eli turhan monimutkaisuuden ja manuaalisten prosessien minimointi. Tavoitteena oli saavuttaa entistä tehokkaampi työskentely taloushallinnossa.

Kunnianhimoinen aikataulu

Nordcloudin ERP-projekti alkoi elokuussa 2021 suunnittelulla ja kick-off-vaiheella, ja käyttöönotto tapahtui kahdessa vaiheessa syksyllä 2022, josta lähtien uusi ratkaisukokonaisuus on ollut osa Nordcloudin arkea.

Uusina implementointeina otettiin käyttöön SAP S/4HANA, SAP Concur Expense, SAP Concur Invoice, Nomentia ja Pagero -ratkaisut. Markkinajohtaja SAP S/4HANA valikoitui ERP-ratkaisuksi emoyhtiö IBM:n ja Nordcloudin yhteispäätöksellä. Tämä ratkaisu kattaa kirjanpidon ja pääkirjanpidon keskeiset toiminnallisuudet.

SAP Concur Invoice and Expense ratkaisut valittiin kuluraporttien, hankintojen ja laskujen käsittelyyn. Ne kattavat hankinnat, ostopyynnöt, ostotilaukset, tavaran vastaanotot, matka- ja kululaskut sekä toimittajalaskujen tarkastamisen ja hyväksymisen. Nomentia valittiin hoitamaan yhteydet pankkeihin ja mahdollistamaan maksut keskitetysti. Pagero puolestaan valittiin toimittajalaskujen vastaanottamiseen ja myyntilaskujen eteenpäin lähettämiseen.

“Best of breed” vs. “Best of suite”

Alussa parhaalta vaikuttaneesta Best of Suite -strategiasta vaihdettiin projektin kuluessa Best of Breed -lähestymiseen, jotta taattiin kullekin toiminnolle ja prosessille paras mahdollinen ratkaisu. Projektiin sisältyi 35 integraatiota, mikä sopi hyvin ketterälle teknologia-yritykselle.

Merkittävimpänä muutoksena siirryttiin kymmenestä erillisestä ERP-järjestelmästä yhteen. Myös kymmenen eri kumppanin kanssa toimiminen vaihtui single-point-of-contact -malliksi, joka helpotti myös myöhemmin arjessa tapahtuvaa järjestelmien ylläpito- ja kehitystyötä.

Projekti oli menestys

Tarpeidemme tunnistaminen ja systemaattinen ja ammattitaitoinen tapa viedä eteenpäin transformaatiota, oli yksi projektin onnistumisen kulmakivistä. Yhteistyömme Isletin kanssa oli läpi projektin läheistä, sujuvaa ja mutkatonta. Isletin tiimillä on ammattimainen ote ja päättäväisesti ratkoimme yhdessä eteen tulleet haasteet. Olemme erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön.

Tuomas Toropainen

CFO, Nordcloud

Projektin lopuksi toteutettiin myös ulkopuolisen itsenäisen toimijan toimesta audit, jonka tarkoitus oli arvioida projektin laadullisia kriteereitä. Auditin tuloksena, projektia kuvailtiin erittäin onnistuneeksi ja ylistettiin erityisesti projektin tiukassa aikataulussa pysymistä sekä ammattimaista dokumentaatiota ”world class” -termillä.

Projektissa kumppanimme Islet vastasi haasteisiin nopeasti ja ratkaisten ne. Hyvänä esimerkkinä oli tilanne, jossa Nordcloudin projektipäällikkö lähti muutama päivä ennen go-live ajankohtaa, mutta Isletiltä löytyi onneksi erittäin kokenut korvaava osaaja rooliin 48 tunnissa ja niin aikataulussa pysyttiin.

Tuomas Toropainen

CFO, Nordcloud

Islet turvaa järjestelmien jatkuvuuden operatiivisessa toiminnassa

Kun aiemmin hajautetut maakohtaiset järjestelmät keskitettiin, SAP:n rooli muodostui kriittiseksi. Tässä keskitetyssä ratkaisussa korostui osaavan kumppanin merkitys, ja Isletin tuottamat laadukkaat ylläpito- ja jatkokehityspalvelut, jotka turvaavat liiketoiminnan jatkuvuuden.

Islet on luonut osaamisellaan laajat integraatiot SAP Business Technology Platformin päälle. Lisäksi käytämme SAP applikaatioiden toiminnallisuuksia Fiori-käyttöliittymällä. Kehitystyö on jatkunut onnistuneiden käyttöönottojen jälkeenkin, eikä rajoittunut pelkästään SAP applikaatioiden sisältöön, vaan ajantasaista ja korkealaatuista tukea on saatu myös SAP:n alustaan ja teknisiin osa-alueisiin liittyen. Yhteistyö on ollut suoraviivaista ja toimivaa, ongelmiin on tartuttu nopeasti ja kommunikointi on toiminut Nordcloudin suuntaan sujuvasti.

Antti Mattila

CIO, Nordcloud

Aiemmin ylläpito perustui yksilöihin, mikä lisäsi toiminnan riskiä. Projektin myötä saavutettiin uusi lähestymistapa, jossa siirryttiin kohti “aitoa palvelua”. Tämä palvelu sisältää ongelmien proaktiivisen monitoroinnin, palvelutasosopimukset ja jatkuvan kehittämisen.

Ratkaisulla saavutettiin aitoja liiketoimintahyötyjä

”Vuodesta 2021 vuoteen 2022 Nordcloudin asiakasmäärä kasvoi 2,5 kertaiseksi ja sen myötä myös myyntilaskut 2,5 kertaisiksi. Henkilöstömäärä nelinkertaistui ja kululaskut kuusinkertaistuivat. Näin vahvan kasvun tueksi uusi taloushallinnonratkaisukokonaisuus takasi tehokkuuden, yksinkertaisemmat prosessit ja paremman läpinäkyvyyden. Myöskin kauden sulku lyheni aiemmasta 20 päivästä vain yhteen päivään”, kertoo Tuomas Toropainen, Nordcloudin talousjohtaja.

Kuule lisää Nordcloudin SAP S/4HANA ja SAP Concur -projektista myös Islet Talk -videolla.

– – – – –

Nordcloud on johtava eurooppalainen pilvipalveluiden asiantuntija, joka tarjoaa monipuolisia palveluita yritysten pilvi-infrastruktuurin suunnitteluun, rakentamiseen ja hallintaan. IBM:n kanssa helmikuussa 2021 yhdistynyt yrityksellä on tänä päivänä yli 1500 asiantuntijaa ja yli 200 asiakasta.