Ardex luot­taa Islet­ter omaan tii­mii­si ‑pal­ve­luun

Pää­tös vie­dä Poh­jois­maat SAPiin tuli kon­ser­ni­ta­sol­ta, joka halusi kon­so­li­doi­da toi­min­to­ja. Kaik­ki Poh­jois­maat, Tans­ka, Nor­ja, Ruot­si ja Suo­mi siir­tyi­vät SAPiin saman­ai­kai­ses­ti vuo­den 2018 aika­na. Otim­me SAPis­ta käyt­töön varas­ton­hal­lin­nan, ostot, myyn­nin sekä talous­hal­lin­non. Glo­baa­lis­ti meil­lä oli jo SAP käy­tös­sä ja nyt halut­tiin yhdis­tää Poh­jois­maat samaan järjestelmään.

Min­kä­lai­sia uusia tar­pei­ta tai haas­tei­ta syn­tyi jär­jes­tel­mä­uu­dis­tus­pro­jek­tin myö­tä? Mikä yllätti?

Resurs­si­pu­la aiheut­ti haas­tei­ta. Sak­san IT-tii­mil­lä ei ollut aikaa miet­tiä Suo­men pro­ses­se­ja, teh­dä mää­ri­tyk­siä tar­kal­la tasol­la tai aut­taa toteut­ta­maan kaik­kia Suo­men vaa­ti­muk­sia. Aikaa ja tukea piti prio­ri­soi­da myös mui­den Poh­jois­mai­den kes­ken. Esi­mer­kik­si Tans­kas­sa teh­das piti saa­da rul­laa­maan ja Tans­kan toi­min­not meni­vät muu­ten­kin mui­den mai­den edelle.

Oli kova tar­ve saa­da asiat toi­mi­maan nopeas­ti. Aikaa vei­vät uudet pro­ses­sit, käyt­töön­ot­to, uudet toi­min­ta­ta­vat ja uuden opet­te­lu sekä miten toi­mi­taan uudes­sa jär­jes­tel­mäs­sä ver­rat­tu­na van­haan. Se, että kaik­ki saa­tiin toi­mi­maan ja tek­ni­set mää­rit­te­lyt teh­tyä vei pal­jon aikaa.

Pro­jek­tin tuo­mat muu­tok­set kuor­mit­ti­vat talous­tii­miäm­me. Vähäi­nen SAP-osaa­mi­nen han­ka­loit­ti ja hidas­ti asioi­den rat­kai­se­mis­ta. Las­ku­tus ruuh­kau­tui ja asia­kas­tyy­ty­väi­syys oli vaa­ras­sa. Tilaus­ten toi­mi­tuk­set saim­me yllät­tä­vän nopeas­ti nor­maa­liin tah­tiin, mut­ta hin­noit­te­lus­sa puut­tui mää­ri­tyk­siä, joten las­ku­jen läh­te­mi­ses­sä oli ongel­mia muun muas­sa tie­to­jen oikeel­li­suu­des­sa. Hyvi­tys­las­kuis­sa oli myös haas­tei­ta ja asia­kas­las­ku­tuk­sen kor­jaa­mi­nen ajan­ta­sai­ses­ti oli vai­ke­aa ja työ­läs­tä. Lisäk­si kom­mu­ni­kaa­tio Suo­men ja Sak­san välil­lä oli haas­ta­vaa jo SAP-ter­mi­no­lo­gian takia.

Orga­ni­saa­tios­sam­me ei ollut riit­tä­väs­ti SAP-osaa­mis­ta, vaik­ka aloim­me­kin rek­ry­toi­da osaa­jia jo vuot­ta ennen imple­men­toin­tia, eikä uusien ideoi­den ja rat­kai­su­jen kehit­tä­mi­sel­le ollut aikaa. Pro­ses­sien opet­te­lu vei aikaa ja toi­min­to­jen hyö­dyn­tä­mi­nen uhka­si jää­dä vaja­vai­sek­si. Ydin­lii­ke­toi­min­ta oli vaa­ras­sa, joten asia oli rat­kais­ta­va pian.

Miten läh­dit­te hake­maan apua uusiin tarpeisiin?

Läh­tö­koh­ta­na oli rek­ry­toi­da lisää SAP-osaa­mis­ta. Läh­dim­me etsi­mään hen­ki­löä rek­ry­toin­ti-ilmoi­tuk­sen kaut­ta. Huo­ma­sim­me pian, että sopi­vaa osaa­jaa oli haas­ta­va löy­tää täl­lä tavoin. ISLET:ltä otet­tiin tuo­hon aikoi­hin mei­hin yhteyt­tä ja ker­rot­tiin toi­sen­lai­ses­ta vaih­toeh­dos­ta osaa­ja­tar­pee­seem­me. Olim­me aluk­si sitä miel­tä, että vaki­tui­nen rek­ry­toin­ti on ainoa oikea vaih­toeh­to meil­le, mut­ta tar­ve­kar­toi­tus­kes­kus­te­lun ja ISLET:n insourcing-pal­ve­lu­mal­lin läpi­käyn­nin jäl­keen tulim­me sii­hen tulok­seen, että kokei­lem­me ISLET:n tar­joa­maa vaih­toeh­toa. Tämä osoit­tau­tui menes­tyk­sek­kääk­si vaihtoehdoksi.

Miten uusi tilan­ne saa­tiin ratkaistua?

Valit­sim­me osaa­van kump­pa­nin nopeut­ta­maan oman tii­mim­me uuden jär­jes­tel­män omak­su­mis­ta ja mak­si­moi­maan sen hyö­dyn­tä­mis­tä. Ulko­puo­li­nen näkö­kul­ma näh­tiin eduk­si, kos­ka halut­tiin erin­omai­sia tulok­sia heti alus­ta pitäen. Seu­rauk­se­na saa­tiin parem­paa pal­ve­lua, osaa­mi­sen kar­tut­ta­mis­ta orga­ni­saa­tioon ja kustannustehokkuutta.

SAP-osaa­mi­nen ja hen­ki­lö­ke­miat oli­vat erit­täin tär­keäs­sä ase­mas­sa. Rat­kai­se­vaa oli myös, että tar­vit­sim­me talous­tii­miim­me jäse­nen, jol­la oli aikaa pereh­tyä ja sel­vit­tää käyt­töön­o­ton jäl­keen syn­ty­viä vir­he­ti­lan­tei­ta, tut­kia mis­tä ne joh­tui­vat ja, mää­ri­tel­lä ne kor­jat­ta­vak­si Sak­san IT-tii­mil­le. Tär­ke­ää oli myös, että meil­lä oli osaa­va SAP-asian­tun­ti­ja tuke­mas­sa lokaa­lis­ti toi­mis­tol­lam­me ja näyt­tä­mäs­sä miten jär­jes­tel­mä toi­mii sekä opas­ta­mas­sa, mikä on oikea ja tehok­kain tapa käyt­tää uut­ta järjestelmää.

Miten ISLET pys­tyi aut­ta­maan tei­tä näis­sä tarpeissa?

Saim­me parin vii­kon varoi­tusa­jal­la osaa­van SAP-asian­tun­ti­jan nel­jäk­si ja puo­lek­si kuu­kau­dek­si tii­mim­me jäse­nek­si. Hen­ki­lö pereh­tyi teh­tä­viin­sä nopeas­ti ja oli aikaan­saa­va. Hän oli myös pidet­ty kol­le­ga. Kun ope­tel­laan uusia toi­min­ta­ta­po­ja ja jou­du­taan sopeu­tu­maan nii­hin, ulko­puo­li­nen näkö­kan­ta toi myös uut­ta ajat­te­lua ja kokemusta.

Mitä muu­tok­sia jär­jes­tel­mä­uu­dis­tus toi mukanaan?

Läpi­nä­ky­vyyt­tä toi­min­toi­hin kon­ser­ni­ta­sol­la ja kon­so­li­doin­tia rapor­toin­tiin. Uudis­tus toi uut­ta ryh­tiä pro­ses­sei­hin, moti­voi tii­miä oppi­maan ja omak­su­maan tehok­kaam­min uusia toi­min­ta­ta­po­ja sekä yhte­näis­ti työ­ta­po­ja sekä lokaa­lis­ti että konsernitasolla.

Mitä kon­kreet­ti­sia hyö­ty­jä saavutettiin?

ISLET:n avul­la ruuh­kau­tu­nut tilan­ne talous­hal­lin­nos­sa saa­tiin nor­ma­li­soi­tua. On ollut myös tär­ke­ää ja hyö­dyl­lis­tä, että Isle­tin osaa­va SAP-asian­tun­ti­ja doku­men­toi kat­ta­vas­ti ja tar­kas­ti sekä laa­ti hyvät lop­pu­käyt­tä­jä­käyt­tö­oh­jeet, jot­ta kuka tahan­sa orga­ni­saa­tios­sa pys­tyy nii­tä käyt­tä­mään ja pää­see työs­sään eteenpäin.

Käyt­tö­oh­jeet oli­vat aikai­sem­min ylei­sel­lä kon­ser­ni­ta­sol­la, eli eivät tar­peek­si tar­kal­la tasol­la, jot­ta jokai­nen kyke­nee nii­tä ymmär­tä­mään. Kun otet­tiin uuden­lai­nen toi­min­ta­ta­pa käyt­töön, hen­ki­lö kou­lut­ti muun poru­kan tähän ja se toi­mi meil­lä hyvin. SAP:n käyt­töön­ot­to tehos­ti sel­keäs­ti myös toi­min­ta­ta­po­jam­me, jon­ka joh­dos­ta jär­jes­tel­mäs­sä voi­daan teh­dä nyt asioi­ta, mitä ollaan aikai­sem­min teh­ty pape­ril­la tai Excelissä.

Rutii­nien hoi­ta­mi­ses­ta vapau­tu­va aika voi­daan käyt­tää nyt lii­ke­toi­min­nan edis­tä­mi­seen ja joh­don pää­tök­sen­teon tuke­mi­seen, suun­nit­te­luun sekä yri­tyk­sen toi­min­nan tulok­sel­li­suu­den seu­raa­mi­seen. Posi­tii­vi­se­na asia­na näen myös sen, että talous­tii­mim­me SAP-jär­jes­tel­män osaa­mi­nen kas­voi ja työ­ta­vat yhte­näis­tyi­vät poh­jois­mai­den tii­mien välillä.

Mit­kä koet ISLET:n vah­vuuk­sik­si muu­tok­sen läpiviemisessä?

ISLET pys­tyi lyhyel­lä varoi­tusa­jal­la anta­maan tii­miim­me SAP-asian­tun­ti­jan, joka täyt­ti osaa­mis­vaa­ti­muk­sem­me sekä sopi myös hen­ki­lö­ke­mioil­taan hyvin jouk­koom­me. SAP-osaa­jia on haas­ta­va löy­tää ja tar­peem­me oli sel­keäs­ti väliai­kai­nen näin jäl­keen­päin kat­sot­tu­na, joten tämä pal­ve­li mei­dän tilan­net­tam­me täy­del­li­ses­ti. ISLET:n SAP-asian­tun­ti­ja tun­si oikeas­ti käy­tän­nön talous­hal­lin­non työn, ymmär­si pro­jek­tin jäl­keis­tä toi­min­taym­pä­ris­töäm­me sekä miten Suo­mes­sa toi­mi­taan. Sak­san IT-tii­mim­me tuki kym­me­niä mai­ta ja kai­kis­sa näis­sä on eri­lai­sia tar­pei­ta ja lokaa­le­ja vaa­ti­muk­sia. ISLET:n SAP-asian­tun­ti­ja osa­si kom­mu­ni­koi­da hyvin näis­tä tar­peis­ta myös jär­jes­tel­mä­ta­sol­la orga­ni­saa­tiom­me sisällä.

“Suo­sit­te­len läm­pi­mäs­ti kump­pa­niam­me ISLET:iä, jos tar­vit­set­te koke­muk­sen karai­se­maa hen­ki­löä tii­miin­ne. Olim­me erit­täin tyy­ty­väi­siä ISLET:ltä saa­maam­me apuun.”

Pek­ka Sin­to­nen, toi­mi­tus­joh­ta­ja, Ardex

#Ardex #IsletGroup #insourcing #Islet­te­rO­maan­Tii­mii­si #jär­jes­tel­mä­uu­dis­tus #SAP