Kerrotko lähtötilanteestanne järjestelmäuudistuksen kynnyksellä. Miksi lähditte uudistukseen?

Päätös viedä Pohjoismaat SAPiin tuli konsernitasolta, joka halusi konsolidoida toimintoja. Kaikki Pohjoismaat, Tanska, Norja, Ruotsi ja Suomi siirtyivät SAPiin samanaikaisesti vuoden 2018 aikana. Otimme SAPista käyttöön varastonhallinnan, ostot, myynnin sekä taloushallinnon. Globaalisti meillä oli jo SAP käytössä ja nyt haluttiin yhdistää Pohjoismaat samaan järjestelmään.

Minkälaisia uusia tarpeita tai haasteita syntyi järjestelmäuudistusprojektin myötä? Mikä yllätti?

Resurssipula aiheutti haasteita. Saksan IT-tiimillä ei ollut aikaa miettiä Suomen prosesseja, tehdä määrityksiä tarkalla tasolla tai auttaa toteuttamaan kaikkia Suomen vaatimuksia. Aikaa ja tukea piti priorisoida myös muiden Pohjoismaiden kesken. Esimerkiksi Tanskassa tehdas piti saada rullaamaan ja Tanskan toiminnot menivät muutenkin muiden maiden edelle.

Oli kova tarve saada asiat toimimaan nopeasti. Aikaa veivät uudet prosessit, käyttöönotto, uudet toimintatavat ja uuden opettelu sekä miten toimitaan uudessa järjestelmässä verrattuna vanhaan. Se, että kaikki saatiin toimimaan ja tekniset määrittelyt tehtyä vei paljon aikaa.

Projektin tuomat muutokset kuormittivat taloustiimiämme. Vähäinen SAP-osaaminen hankaloitti ja hidasti asioiden ratkaisemista. Laskutus ruuhkautui ja asiakastyytyväisyys oli vaarassa. Tilausten toimitukset saimme yllättävän nopeasti normaaliin tahtiin, mutta hinnoittelussa puuttui määrityksiä, joten laskujen lähtemisessä oli ongelmia muun muassa tietojen oikeellisuudessa. Hyvityslaskuissa oli myös haasteita ja asiakaslaskutuksen korjaaminen ajantasaisesti oli vaikeaa ja työlästä. Lisäksi kommunikaatio Suomen ja Saksan välillä oli haastavaa jo SAP-terminologian takia.

Organisaatiossamme ei ollut riittävästi SAP-osaamista, vaikka aloimmekin rekrytoida osaajia jo vuotta ennen implementointia, eikä uusien ideoiden ja ratkaisujen kehittämiselle ollut aikaa. Prosessien opettelu vei aikaa ja toimintojen hyödyntäminen uhkasi jäädä vajavaiseksi. Ydinliiketoiminta oli vaarassa, joten asia oli ratkaistava pian.

Miten lähditte hakemaan apua uusiin tarpeisiin?

Lähtökohtana oli rekrytoida lisää SAP-osaamista. Lähdimme etsimään henkilöä rekrytointi-ilmoituksen kautta. Huomasimme pian, että sopivaa osaajaa oli haastava löytää tällä tavoin. ISLET:ltä otettiin tuohon aikoihin meihin yhteyttä ja kerrottiin toisenlaisesta vaihtoehdosta osaajatarpeeseemme. Olimme aluksi sitä mieltä, että vakituinen rekrytointi on ainoa oikea vaihtoehto meille, mutta tarvekartoituskeskustelun ja ISLET:n insourcing-palvelumallin läpikäynnin jälkeen tulimme siihen tulokseen, että kokeilemme ISLET:n tarjoamaa vaihtoehtoa. Tämä osoittautui menestyksekkääksi vaihtoehdoksi.

Miten uusi tilanne saatiin ratkaistua?

Valitsimme osaavan kumppanin nopeuttamaan oman tiimimme uuden järjestelmän omaksumista ja maksimoimaan sen hyödyntämistä. Ulkopuolinen näkökulma nähtiin eduksi, koska haluttiin erinomaisia tuloksia heti alusta pitäen. Seurauksena saatiin parempaa palvelua, osaamisen kartuttamista organisaatioon ja kustannustehokkuutta.

SAP-osaaminen ja henkilökemiat olivat erittäin tärkeässä asemassa. Ratkaisevaa oli myös, että tarvitsimme taloustiimiimme jäsenen, jolla oli aikaa perehtyä ja selvittää käyttöönoton jälkeen syntyviä virhetilanteita, tutkia mistä ne johtuivat ja, määritellä ne korjattavaksi Saksan IT-tiimille. Tärkeää oli myös, että meillä oli osaava SAP-asiantuntija tukemassa lokaalisti toimistollamme ja näyttämässä miten järjestelmä toimii sekä opastamassa, mikä on oikea ja tehokkain tapa käyttää uutta järjestelmää.

Miten ISLET pystyi auttamaan teitä näissä tarpeissa?

Saimme parin viikon varoitusajalla osaavan SAP-asiantuntijan neljäksi ja puoleksi kuukaudeksi tiimimme jäseneksi. Henkilö perehtyi tehtäviinsä nopeasti ja oli aikaansaava. Hän oli myös pidetty kollega. Kun opetellaan uusia toimintatapoja ja joudutaan sopeutumaan niihin, ulkopuolinen näkökanta toi myös uutta ajattelua ja kokemusta.

Mitä muutoksia järjestelmäuudistus toi mukanaan?

Läpinäkyvyyttä toimintoihin konsernitasolla ja konsolidointia raportointiin. Uudistus toi uutta ryhtiä prosesseihin, motivoi tiimiä oppimaan ja omaksumaan tehokkaammin uusia toimintatapoja sekä yhtenäisti työtapoja sekä lokaalisti että konsernitasolla.

Mitä konkreettisia hyötyjä saavutettiin?

ISLET:n avulla ruuhkautunut tilanne taloushallinnossa saatiin normalisoitua. On ollut myös tärkeää ja hyödyllistä, että Isletin osaava SAP-asiantuntija dokumentoi kattavasti ja tarkasti sekä laati hyvät loppukäyttäjäkäyttöohjeet, jotta kuka tahansa organisaatiossa pystyy niitä käyttämään ja pääsee työssään eteenpäin.

Käyttöohjeet olivat aikaisemmin yleisellä konsernitasolla, eli eivät tarpeeksi tarkalla tasolla, jotta jokainen kykenee niitä ymmärtämään. Kun otettiin uudenlainen toimintatapa käyttöön, henkilö koulutti muun porukan tähän ja se toimi meillä hyvin. SAP:n käyttöönotto tehosti selkeästi myös toimintatapojamme, jonka johdosta järjestelmässä voidaan tehdä nyt asioita, mitä ollaan aikaisemmin tehty paperilla tai Excelissä.

Rutiinien hoitamisesta vapautuva aika voidaan käyttää nyt liiketoiminnan edistämiseen ja johdon päätöksenteon tukemiseen, suunnitteluun sekä yrityksen toiminnan tuloksellisuuden seuraamiseen. Positiivisena asiana näen myös sen, että taloustiimimme SAP-järjestelmän osaaminen kasvoi ja työtavat yhtenäistyivät pohjoismaiden tiimien välillä.

Mitkä koet ISLET:n vahvuuksiksi muutoksen läpiviemisessä?

ISLET pystyi lyhyellä varoitusajalla antamaan tiimiimme SAP-asiantuntijan, joka täytti osaamisvaatimuksemme sekä sopi myös henkilökemioiltaan hyvin joukkoomme. SAP-osaajia on haastava löytää ja tarpeemme oli selkeästi väliaikainen näin jälkeenpäin katsottuna, joten tämä palveli meidän tilannettamme täydellisesti. ISLET:n SAP-asiantuntija tunsi oikeasti käytännön taloushallinnon työn, ymmärsi projektin jälkeistä toimintaympäristöämme sekä miten Suomessa toimitaan. Saksan IT-tiimimme tuki kymmeniä maita ja kaikissa näissä on erilaisia tarpeita ja lokaaleja vaatimuksia. ISLET:n SAP-asiantuntija osasi kommunikoida hyvin näistä tarpeista myös järjestelmätasolla organisaatiomme sisällä.

“Suosittelen lämpimästi kumppaniamme ISLET:iä, jos tarvitsette kokemuksen karaisemaa henkilöä tiimiinne. Olimme erittäin tyytyväisiä ISLET:ltä saamaamme apuun.”

Pekka Sintonen, toimitusjohtaja, Ardex

Ardex on ollut jo yli 60 vuoden ajan eräs johtavista pitkälle kehitettyjen sementtipohjaisten rakennustuotteiden valmistajista. Tällä hetkellä Ardex’lla on tehtaita ja omia myyntikonttoreita yli 50 maassa. Suomessa Ardex-tuotteet ovat olleet ammattilaisten käytössä jo vuodesta 1981. Painotamme toiminnassamme vahvasti koulutuksen merkitystä ja tämän vuoksi Suomeen on perustettu vuonna 1999 ARDEX-Opisto, josta on lyhyessä ajassa muodostunut yksi merkittävimmistä koulutuspaikoista alan ammattilaisten keskuudessa.

#Ardex #IsletGroup #insourcing #IsletterOmaanTiimiisi #järjestelmäuudistus #SAP