Ser­vica moder­ni­soi osta­mi­sen SAP Ari­ba Gui­ded Buying ‑rat­kai­sul­la

Ser­vica moder­ni­soi asiak­kai­den­sa osto­ko­ke­muk­sen päi­vit­tä­mäl­lä aiem­min käy­tös­sä olleet SAP SRM (toi­mit­ta­ja­hal­lin­ta) ja SAP MDM (toi­mit­ta­ja­ka­ta­lo­git) ‑rat­kai­sun­sa pil­vi­poh­jai­seen SAP Ari­ba Gui­ded Buying ‑rat­kai­suun. Moder­ni­soin­nin kes­ki­pis­tees­sä oli nime­no­maan asiak­kai­den (omis­ta­jayh­tiöi­den) osto­por­taa­li, jon­ka kaut­ta asiak­kaat osta­vat tuot­tei­ta Ser­vical­ta. SAP SRM:n tuen päät­tyes­sä päi­vi­tys oli väis­tä­mät­tä edes­sä, ja tilal­le halut­tiin toi­min­ta­var­ma ja laa­jas­ti koes­tet­tu jär­jes­tel­mä. Olen­nais­ta oli myös jär­jes­tel­män skaa­lau­tu­vuus Ser­vican tule­vai­suu­den tar­pei­siin vas­ta­ten, esi­mer­kik­si hyvin­voin­tia­luei­den toi­min­nan käyn­nis­ty­mi­sen myötä. 

Ser­vica Oy on suo­ma­lai­nen inhouse-yhtiö, joka tuot­taa Poh­jois-Savon alu­eel­la omis­ta­ja-asiak­kail­leen ruoka‑, kiin­teis­tö- ja puh­taus­pal­ve­lu­ja, väli­ne­huol­lon- ja apu­vä­li­ne­huol­lon pal­ve­lu­ja sekä mate­ri­aa­li- ja kul­je­tus­lo­gis­tii­kan pal­ve­lu­ja. Ser­vican pal­ve­lu­tuo­tan­to alkoi vuo­den 2012 alus­sa, ja se työl­lis­tää nykyi­sin n. 1800 henkilöä.

Ser­vican logis­tiik­ka­pal­ve­lut hoi­taa asiak­kai­den­sa tuot­teet kus­tan­nus­te­hok­kaas­ti peril­le asti. Säh­köi­nen tilaus­jär­jes­tel­mä ja kuu­kausit­tai­nen koon­ti­las­ku sekä toi­mi­pis­te­koh­tai­set toi­mi­tuk­set sisäl­ty­vät Ser­vican jous­ta­vaan palveluun.

Ser­vican stra­te­gia­na on tuot­taa erin­omai­sia asia­kas­ko­ke­muk­sia sekä var­mis­taa, että Ser­vica pys­tyy sekä ver­kos­toi­tu­maan tii­viim­min että kas­va­maan myös tule­vai­suu­des­sa omis­ta­ja-asiak­kai­den kans­sa. Lisäk­si stra­te­gi­se­na tavoit­tee­na on teh­dä toi­min­nas­ta koko ajan vas­tuul­li­sem­paa ja läpi­nä­ky­väm­pää sekä tehok­kaam­paa ja tuot­ta­vam­paa. Isle­tin kans­sa toteu­te­tus­sa pro­jek­tis­sa pyrit­tiin edis­tä­mään näi­tä stra­te­gi­sia tavoitteita.

Pro­jek­tin laa­juus ja toteu­tet­tu ratkaisu

SAP Ari­ba Gui­ded Buying ‑rat­kai­suun ja SAP Busi­ness Network ‑ver­kos­toon perus­tu­va Sel­ma-kaup­pa pal­ve­lee 30 tilaa­vaa orga­ni­saa­tio­ta, ja sen kaut­ta teh­dään toi­mi­tuk­sia yli 4000 eri toi­mi­tuso­soit­tee­seen. Sel­ma-kau­pan kaut­ta tilaa­jat voi­vat tila­ta Ser­vica-kata­lo­gin yli 8000 nimik­kees­tä, tai kau­pan yli 150 muus­ta toi­mit­ta­ja­ka­ta­lo­gis­ta (suo­ra­toi­mi­tus­toi­mit­ta­jat).

Sel­ma-kaup­pa tar­jo­aa yli 2000 käyt­tä­jäl­leen kol­me tilaus­ka­na­vaa: kata­lo­gi­ti­laa­mi­nen (Ser­vican vali­koi­ma, sekä suo­ra­toi­mi­tus­toi­mit­ta­jat), lait­tei­den ja tar­vik­kei­den loma­ke­muo­toi­nen tilaa­mi­nen sekä vapaatekstitilaaminen.

Kump­pa­nin valinta

Ser­vica valit­si toteu­tuk­seen kump­pa­nik­seen Islet Grou­pin, jon­ka kans­sa Ser­vical­la on taka­na usei­ta vuo­sia hyvin toi­mi­nut­ta yhteis­työ­tä toi­min­na­noh­jauk­sen ja han­kin­nan kehit­tä­mi­sen parissa.

Pro­jek­tin opit ja onnistumiset

Pro­jek­tis­ta jäi onnis­tu­neen lop­pu­tu­lok­sen lisäk­si myös arvok­kai­ta oppe­ja tule­vai­suu­den vas­taa­vil­le pro­jek­teil­le. Esi­mer­kik­si, perus­tie­to­jen tilan kar­toi­tus ja sii­vous on hyvä aloit­taa mah­dol­li­sim­man var­hai­ses­sa vai­hees­sa, mah­dol­li­suuk­sien mukaan jo ennen pro­jek­tin aloit­ta­mis­ta. Pro­jek­tin onnis­tu­mi­nen aika­tau­lus­sa edel­lyt­tää myös vah­vaa sisäis­tä koor­di­noin­tia ja muu­tos­joh­ta­mis­ta. Vai­heis­te­tul­la lii­ke­toi­min­nal­li­sel­la käyt­töö­no­tol­la voi­daan pie­nen­tää käyt­töön­ot­toon liit­ty­viä ris­ke­jä sekä var­mis­taa sisäis­ten resurs­sien kapa­si­tee­tin riit­tä­vyys, esi­mer­kik­si lop­pu­käyt­tä­jien kou­lu­tuk­sen ja tuen näkökulmasta.

Pro­jek­ti toteu­tet­tiin aika­tau­lus­sa, vaik­ka sen laa­juus oli toteu­tusai­ka­tau­luun näh­den mit­ta­va. Myös bud­jet­ti pysyi alku­pe­räi­sen arvion mukai­se­na, ja yhteis­työ Ser­vican ja Isle­tin välil­lä oli toi­mi­vaa ja tapah­tui hyväs­sä hen­ges­sä koko pro­jek­tin ajan.

Rat­kai­sun hyödyt

Rat­kai­sul­la saa­vu­tet­tiin mit­ta­via hyö­ty­jä, useal­la eri alu­eel­la. Osta­mi­sen sopi­muk­sen­mu­kai­suus voi­daan rat­kai­sun avul­la var­mis­taa entis­tä tehok­kaam­min, esi­mer­kik­si mini­moi­mal­la ohi-osta­mis­ta, seu­raa­mal­la kulu­ja tar­kem­mal­la tasol­la reaa­liai­kai­ses­ti ja hyö­dyn­tä­mäl­lä mää­rä-alen­nuk­sia täys­mit­tai­ses­ti. Rat­kai­su on raken­net­tu niin, että kul­le­kin käyt­tä­jäl­le näkyy roo­li­poh­jai­ses­ti vain hänel­le rele­van­tit ja oikeat tie­dot, sekä vain hänel­le ostet­ta­vis­sa ole­vat tar­vik­keet. Uusi osto­por­taa­li mah­dol­lis­taa siis digi­ta­li­soi­dut ja tehok­kaat pro­ses­sit, ja se ohjaa osta­jaa koko pro­ses­sin ajan. Näin voi­daan sääs­tää aikaa, vält­tyä vir­heil­tä ja var­mis­taa sopi­muk­sen mukai­nen toiminta.

Rat­kai­su on osal­taan myös jou­he­voit­ta­nut toi­mit­ta­jayh­teis­työ­tä ja nos­ta­nut tilausau­to­maa­tion tasoa. Rat­kai­su mah­dol­lis­taa lähei­sen yhteis­työn toi­mit­ta­jan ja asiak­kaan välil­lä, yhdel­lä alus­tal­la, läpi koko pro­ses­sin, aina kata­lo­gis­ta osto­ti­lauk­sen luon­tiin ja edel­leen toi­mi­tuk­sen vahvistukseen.

Kun pro­ses­si hal­lin­noi­daan integroi­dul­la rat­kai­sul­la, kes­ki­te­tys­ti yhdes­sä pai­kas­sa, var­mis­te­taan entis­tä parem­pi reaa­liai­kai­nen näky­vyys orga­ni­saa­tion koko­nais­ku­lui­hin ja ostoi­hin sekä mah­dol­lis­te­taan han­kin­ta­toi­men koko­nais­pro­ses­sin tär­keim­pien kehi­tys­koh­tei­den tun­nis­ta­mi­nen ja priorisoiminen.

#IsletGroup #Ser­vica #SAP #SAPA­ri­ba #Ari­ba #han­kin­ta­toi­mi #han­kin­ta