Mat­ka- ja kulu­ra­por­toin­nin uusi kurs­si – Työn­te­ki­jän koke­mus tek­no­lo­gia­va­lin­nan ajurina

Työn­te­ki­jät ja työn­te­ki­jä­ko­ke­mus ovat nyky­ai­kais­ten yri­tys­ten stra­te­gian kes­kiös­sä samal­la taval­la kuin asiak­kaat ja asia­kas­ko­ke­mus. Työn­te­ki­jän koke­mus muo­dos­tuu jokai­ses­ta kans­sa­käy­mi­ses­tä mui­den työn­te­ki­jöi­den, pro­ses­sien ja tek­no­lo­gioi­den kans­sa. Moder­nien ja onnis­tu­nees­ti käyt­töö­no­tet­tu­jen rat­kai­su­jen kaut­ta orga­ni­saa­tio­si on mah­dol­lis­ta suju­voit­taa työn­te­koa ja mah­dol­lis­taa työn­te­ki­jäl­le sau­ma­ton ja jou­he­va käyt­tö­ko­ke­mus pro­ses­sien alus­ta lop­puun. Tavoit­tei­siin pääs­täk­seen, jokai­sen orga­ni­saa­tion tuli­si tar­kas­tel­la käy­tös­sään ole­via rat­kai­su­ja ja pro­ses­se­ja – oli­si­ko nyt aika uudistaa?

Suju­vam­paa arkea

Mat­ka- ja kulu­ra­por­toin­ti on pahim­mil­laan erit­täin aikaa vie­vää ja tur­haut­ta­vaa jokai­sel­le sii­hen osal­lis­tu­val­le osa­puo­lel­le. Onko orga­ni­saa­tio­si tie­toi­nen sii­tä, miten työn­te­ki­jät koke­vat nykyi­set rapor­toin­ti­käy­tän­nöt? Oli­si­ko sitä ehkä tar­peen hel­pot­taa tai nopeut­taa? Jos vas­taus on ’kyl­lä’, on aika tart­tua mah­dol­li­suu­teen paran­taa rapor­toin­ti­pro­ses­sia ja samal­la työn­te­ki­jän koko­nais­val­tais­ta kokemusta.

Oli kyse sit­ten mis­tä tahan­sa työ­teh­tä­väs­tä, jos se on tar­peet­to­man han­ka­laa ja aikaa vie­vää suo­rit­taa, tulee sii­tä pakol­li­nen paha, jon­ka suo­rit­ta­mis­ta lykä­tään vii­mei­seen asti. Sama pätee myös mat­ka- ja kulu­ra­por­toin­tiin. Vähem­män kuin kol­mas­osa työn­te­ki­jöis­tä kokee, että työ­nan­ta­jan rapor­toin­ti­pro­ses­si on opti­maa­li­nen. (Empowe­ring your people: How execu­ti­ves can jumps­tart the flexible workplace”, Oxford Eco­no­mics, 2022.) Hukat­tu aika joh­taa tar­peet­to­maan stres­siin – käyt­ti sen sit­ten kadon­nei­den kuit­tien etsin­tään, erit­te­lyi­den kir­jaa­mi­seen tai tapah­tu­mien kategoriointiin.

Moder­nil­la, mobii­lil­la kulu­ra­por­toin­ti­rat­kai­sul­la työn­te­ki­jöi­de­si on mah­dol­lis­ta tal­len­taa fyy­si­set kui­tit kuvi­na ja säh­köis­ten mak­su­ta­pah­tu­mien tie­dot suo­raan jär­jes­tel­mään, vält­täen tur­han print­taa­mi­sen tai skan­naa­mi­sen. Rat­kai­su mah­dol­lis­taa myös auto­maat­ti­sen tapah­tu­mien erit­te­lyn ja kate­go­rioin­nin rapor­til­le, sekä eri­lais­ten sään­tö­jen aset­ta­mi­sen, jot­ta esim. vero­na­lai­set tapah­tu­mat rapor­toi­daan oikein. Ohja­tul­la rapor­toin­ti­ko­ke­muk­sel­la on mah­dol­lis­ta vähen­tää rapor­toin­tiin kulu­vaa aikaa, sekä sii­hen liit­ty­viä vir­hei­tä, jol­loin aikaa sääs­tyy niin rapor­toi­jal­ta, tar­kis­ta­jal­ta kuin hyväksyjältäkin.

Loput­to­mal­ta tun­tu­va sään­tö­jen ja käy­tän­tö­jen vii­dak­ko saat­taa usein ennem­min­kin tur­haut­taa, kuin sel­kiyt­tää siel­lä navi­goi­vien työn­te­ki­jöi­den arkea. Auto­ma­ti­soi­duil­la mat­ka- ja kulu­ra­por­toin­nin rat­kai­suil­la orga­ni­saa­tio­si kyke­nee vir­ta­vii­vais­ta­maan hyväk­syn­tä­pro­ses­sia, jol­loin työn­te­ki­jät koke­vat sen kevyem­mäk­si, mut­ta jol­la voi­daan edel­leen var­mis­taa vaatimustenmukaisuus.

Sel­keyt­tä prosesseihin

SAP Concur Expen­se ‑kulu­ra­por­toin­nin rat­kai­suil­la on mah­dol­lis­ta mini­moi­da hyväk­syn­tä­pro­ses­sin pul­lon­kau­lo­ja. Se on laa­jas­ti integroi­tu ja integroi­ta­vis­sa ole­va, moder­ni kulu­ra­por­toin­nin rat­kai­su, jol­la työn­te­ki­jä­si on mah­dol­lis­ta tal­len­taa kuit­te­ja ja muo­dos­taa, tar­kis­taa ja hyväk­syä mat­ka- ja kulu­las­ku­ja. Rat­kai­su hyö­dyn­tää run­saas­ti eri­lais­ta auto­ma­tiik­kaa, kuten esim. kuit­tien OCR (Optical Cha­rac­ter Recog­ni­tion) ‑pro­ses­soin­nin, jol­la kui­til­ta voi­daan auto­maat­ti­ses­ti tun­nis­taa kulu­ka­te­go­ria, sum­ma ja päi­väys. Käyt­tä­jän on mah­dol­lis­ta muo­dos­taa mal­li­poh­jaan perus­tu­va kulu­ra­port­ti auto­maat­ti­ses­ti tai vali­ta ostotapahtumat/​kuitit rapor­til­le manu­aa­li­ses­ti. Rat­kai­su mah­dol­lis­taa myös jous­ta­van työn­ku­lun mää­ri­tyk­sen, jol­loin voit opti­moi­da esim. kulu­ra­port­tien tar­kas­tuk­sen ja hyväk­syn­nän työn­ku­lun vas­taa­maan oman orga­ni­saa­tio­si tarpeita.

Kuten monel­la muul­la­kin alu­eel­la, myös mat­ka- ja kulu­ra­por­toin­nin rat­kai­su­va­lin­nas­sa työn­te­ki­jän koke­mus on yksi kes­kei­sim­mis­tä ajureista.

Tutus­tu mat­ka- ja kulu­jen­hal­li­nan pal­ve­lu­tar­joo­maam­me tääl­lä.

Kiin­nos­tai­si­ko kuul­la lisää SAP Concur mah­dol­li­suuk­sis­ta? Ota yhteyt­tä, ja kään­nä orga­ni­saa­tio­si kurs­si koh­ti moder­ne­ja ja aikaa kes­tä­viä mat­ka- ja kulu­ra­por­toin­nin ratkaisuja.

#Travel&ExpenseManagement #Expen­se­Ma­na­ge­ment #SAPConcur #Concur #SAP #Emplo­yeeEx­pe­rience #Tra­vel #Expen­se #Tra­ve­lEx­pen­se