Työntekijät ja työntekijäkokemus ovat nykyaikaisten yritysten strategian keskiössä samalla tavalla kuin asiakkaat ja asiakaskokemus. Työntekijän kokemus muodostuu jokaisesta kanssakäymisestä muiden työntekijöiden, prosessien ja teknologioiden kanssa. Modernien ja onnistuneesti käyttöönotettujen ratkaisujen kautta organisaatiosi on mahdollista sujuvoittaa työntekoa ja mahdollistaa työntekijälle saumaton ja jouheva käyttökokemus prosessien alusta loppuun. Tavoitteisiin päästäkseen, jokaisen organisaation tulisi tarkastella käytössään olevia ratkaisuja ja prosesseja – olisiko nyt aika uudistaa?

 

Sujuvampaa arkea

Matka- ja kuluraportointi on pahimmillaan erittäin aikaa vievää ja turhauttavaa jokaiselle siihen osallistuvalle osapuolelle. Onko organisaatiosi tietoinen siitä, miten työntekijät kokevat nykyiset raportointikäytännöt? Olisiko sitä ehkä tarpeen helpottaa tai nopeuttaa? Jos vastaus on ’kyllä’, on aika tarttua mahdollisuuteen parantaa raportointiprosessia ja samalla työntekijän kokonaisvaltaista kokemusta.

Oli kyse sitten mistä tahansa työtehtävästä, jos se on tarpeettoman hankalaa ja aikaa vievää suorittaa, tulee siitä pakollinen paha, jonka suorittamista lykätään viimeiseen asti. Sama pätee myös matka- ja kuluraportointiin. Vähemmän kuin kolmasosa työntekijöistä kokee, että työnantajan raportointiprosessi on optimaalinen. (Empowering your people: How executives can jumpstart the flexible workplace”, Oxford Economics, 2022.) Hukattu aika johtaa tarpeettomaan stressiin – käytti sen sitten kadonneiden kuittien etsintään, erittelyiden kirjaamiseen tai tapahtumien kategoriointiin.

Modernilla, mobiililla kuluraportointiratkaisulla työntekijöidesi on mahdollista tallentaa fyysiset kuitit kuvina ja sähköisten maksutapahtumien tiedot suoraan järjestelmään, välttäen turhan printtaamisen tai skannaamisen. Ratkaisu mahdollistaa myös automaattisen tapahtumien erittelyn ja kategorioinnin raportille, sekä erilaisten sääntöjen asettamisen, jotta esim. veronalaiset tapahtumat raportoidaan oikein. Ohjatulla raportointikokemuksella on mahdollista vähentää raportointiin kuluvaa aikaa, sekä siihen liittyviä virheitä, jolloin aikaa säästyy niin raportoijalta, tarkistajalta kuin hyväksyjältäkin.

Loputtomalta tuntuva sääntöjen ja käytäntöjen viidakko saattaa usein ennemminkin turhauttaa, kuin selkiyttää siellä navigoivien työntekijöiden arkea. Automatisoiduilla matka- ja kuluraportoinnin ratkaisuilla organisaatiosi kykenee virtaviivaistamaan hyväksyntäprosessia, jolloin työntekijät kokevat sen kevyemmäksi, mutta jolla voidaan edelleen varmistaa vaatimustenmukaisuus.

 

Selkeyttä prosesseihin

SAP Concur Expense -kuluraportoinnin ratkaisuilla on mahdollista minimoida hyväksyntäprosessin pullonkauloja. Se on laajasti integroitu ja integroitavissa oleva, moderni kuluraportoinnin ratkaisu, jolla työntekijäsi on mahdollista tallentaa kuitteja ja muodostaa, tarkistaa ja hyväksyä matka- ja kululaskuja. Ratkaisu hyödyntää runsaasti erilaista automatiikkaa, kuten esim. kuittien OCR (Optical Character Recognition) -prosessoinnin, jolla kuitilta voidaan automaattisesti tunnistaa kulukategoria, summa ja päiväys. Käyttäjän on mahdollista muodostaa mallipohjaan perustuva kuluraportti automaattisesti tai valita ostotapahtumat/kuitit raportille manuaalisesti. Ratkaisu mahdollistaa myös joustavan työnkulun määrityksen, jolloin voit optimoida esim. kuluraporttien tarkastuksen ja hyväksynnän työnkulun vastaamaan oman organisaatiosi tarpeita.

Kuten monella muullakin alueella, myös matka- ja kuluraportoinnin ratkaisuvalinnassa työntekijän kokemus on yksi keskeisimmistä ajureista.

Tutustu matka- ja kulujenhallinan palvelutarjoomaamme täällä.

Kiinnostaisiko kuulla lisää SAP Concur mahdollisuuksista? Ota yhteyttä, ja käännä organisaatiosi kurssi kohti moderneja ja aikaa kestäviä matka- ja kuluraportoinnin ratkaisuja.

 

Jenni Lonka

CBO Intelligent Spend Management, Isletter

jenni.lonka@isletgroup.fi

+358 40 567 5037

#Travel&ExpenseManagement #ExpenseManagement #SAPConcur #Concur #SAP #EmployeeExperience #Travel #Expense #TravelExpense

Like what you read? Share this!
Tilaa ISLET News

Saarelaisten kuulumiset ja teknologiamaailman uusimmat virtaukset

Protected by reCAPTCHA and Google Privacy Policy and Terms of Service apply.