Power Apps ‑sovel­lus­ten monet mah­dol­li­suu­det data-analytiikassa

Power Apps on osa Mic­ro­sof­tin Power Plat­form ‑tar­joa­maa ja se tar­jo­aa mah­dol­li­suu­den inno­voi­da ja kehit­tää moni­puo­li­sia low-code-sovel­luk­sia lii­ke­toi­min­nan eri­lai­siin tar­pei­siin. Sen avul­la voi­daan kehit­tää ja paran­taa pro­ses­se­ja, sekä auto­ma­ti­soi­da työn­kul­ku­ja. Sovel­luk­set voi­daan yhdis­tää esi­mer­kik­si taus­tal­la ole­viin tie­to­kan­toi­hin, tie­to­va­ras­toi­hin, tie­dos­toi­hin, jär­jes­tel­miin tai vaik­ka SAP:iin. Power Plat­form koko­nai­suu­te­naan ja Azu­re-jul­ki­pil­vi yhdes­sä mah­dol­lis­ta­vat älyk­käi­den sovel­lus­ten luomisen.

Power App­sia yleen­sä mark­ki­noi­daan eri­lais­ten lii­ke­toi­min­ta­so­vel­lus­ten toteut­ta­mi­seen, pro­ses­sien auto­ma­ti­soin­tiin ja usein sen yhtey­des­sä puhu­taan Mic­ro­sof­tin Dyna­mics-tar­jon­nas­ta, sekä Data­ver­ses­tä. Vaik­ka Power Apps sopii­kin mai­nios­ti eri­lais­ten täs­mä­so­vel­lus­ten toteut­ta­mi­seen, kuten Trans­me­ri-kon­ser­nil­le toteut­ta­mam­me pääs­tö­jen las­ken­ta- ja rapor­toin­ti­rat­kai­su, me Isle­til­lä näem­me sen mah­dol­li­suu­det huo­mat­ta­vas­ti suuremmiksi.

Kos­ka Power Apps usein nos­te­taan esil­le edel­lä mai­ni­tuil­la kul­mil­la, halusim­me täs­sä kir­joi­tuk­ses­sa nos­taa esiin kol­me eri­lais­ta käyt­tö­ta­paus­ta, jot­ka ovat jää­neet erit­täin pie­nel­le huo­miol­le, mut­ta mah­dol­lis­ta­vat kui­ten­kin todel­la hyö­dyl­li­siä rat­kai­su­ja. Olem­me Isle­til­lä kaik­kia näi­tä pääs­seet jo upei­den asiak­kai­dem­me kans­sa teke­mään ja epäi­le­mät­tä käyt­tö tulee laa­jen­tu­maan val­ta­vas­ti jatkossa.

Power Apps:ta mones­ti mai­nin­taan, että se toi­mii sau­mat­to­mas­ti mui­den Power Plat­form tar­jon­nan tuot­tei­den kans­sa. Power Apps:iin voi upot­taa Power BI-rapor­tin, Power Auto­ma­te toi­mii taus­tal­la useis­sa eri­lai­sis­sa logii­kois­sa ja mikä paras­ta, Power BI-raport­tiin voi upot­taa Power Apps-sovel­luk­sen.

Tämä edel­lä mai­nit­tu toi­min­nal­li­suus käy­tän­nös­sä mah­dol­lis­taa Power BI ”wri­te-back” rat­kai­sui­den teke­mi­sen. Upot­ta­mal­la Power Apps-sovel­luk­sen Power BI-raport­tiin rapor­til­la ole­via tie­to­ja voi­daan päi­vit­tää tie­don syö­tön kaut­ta. Kom­po­nen­tit kyke­ne­vät kes­kus­te­le­maan sau­mat­to­mas­ti kes­ke­nään: Power BI välit­tää tie­to­ja Power Apps:iin ja Power Apps voi komen­taa Power BI:tä päi­vit­tä­mään tie­tyn visua­li­soin­nin. Yhdis­tä­mäl­lä Power BI rapor­til­le Direct Que­ry ‑yhtey­del­lä tuo­tu­ja tie­to­ja ja ehkä Import-moo­dil­la (Gol­den data­set?) tuo­tu­ja tie­to­ja, saa­daan koko­nai­suu­des­ta erit­täin inte­rak­tii­vi­nen. Jos sovel­lus muo­ka­taan fon­teil­taan ja väreil­tään täy­sin raport­tia vas­taa­vak­si, on käyt­tä­jän vai­kea edes tun­nis­taa, että Power BI-raport­ti itsea­sias­sa sisäl­tää myös täl­lai­sen Power Apps-sovelluksen.

Alla näky­väs­sä gif-ani­maa­tios­sa esit­te­lem­me hyvin yksin­ker­tai­sen esi­mer­kin täl­lä taval­la toteu­te­tus­ta ratkaisusta.

Ani­maa­tion esi­merk­ki käyt­tö­ta­pauk­ses­sa vasem­mal­ta vali­taan asia­kas­vas­taa­va ja kes­kel­lä ole­vas­sa palk­ki­graa­fis­sa on kuu­kausit­tai­nen toteu­tu­nut myyn­ti. Myyn­ti­ta­voi­te taas on har­maa lyhyt vii­va ja graa­fin pal­kin väri mää­räy­tyy sen perus­teel­la, onko toteu­tu­nut myyn­ti yli (sini­nen) vai alle (punai­nen) myyntitavoitteen.

Valit­se­mal­la asia­kas­vas­taa­van tai klik­kaa­mal­la graa­fin palk­kia tie­dot välit­ty­vät oikeas­sa lai­das­sa ole­maan Power Apps-sovel­luk­seen, joka on hyvin huo­maa­mat­to­mas­ti upo­tet­tu­na. Valin­to­jen jäl­keen sovel­luk­sen kaut­ta voi­daan muo­ka­ta myyn­ti­ta­voi­tet­ta ja aset­taa muu­tok­seen perus­tu­va kom­ment­ti. Klik­kaa­mal­la ”Tal­len­na tavoi­te”, sovel­lus tal­len­taa tie­dot tie­to­va­ras­toon ja komen­taa kyseis­tä Power BI ‑graa­fia päivittymään.

Taus­tal­la ole­vas­sa tie­to­mal­lis­sa myyn­ti­ta­voi­te on haet­tu Direct Que­ry ‑yhtey­del­lä ja kaik­ki muu tie­to tulee suo­raan Power BI Gol­den data­se­tis­tä (import-yhtey­del­lä hae­tut tie­dot). Tämän esi­mer­kin yhdis­te­ly vaa­tii täl­lä het­kel­lä Pre­view-vai­hees­sa ole­van toi­min­nal­li­suu­den (DirectQue­ry for Power BI data­sets and Ana­ly­sis Ser­vices), jota on jos­kus kut­sut­tu myös ”uudek­si composite-malliksi”.

Edel­lä kuvat­tu käyt­tö­ta­paus ei sel­lai­seen vält­tä­mät­tä toi­mi monel­le­kaan orga­ni­saa­tiol­le, mut­ta var­mas­ti herät­tää aja­tuk­sia. Mah­dol­li­suu­det ovat käy­tän­nös­sä rajat­to­mat, voi­daan teh­dä esi­mer­kin eri­lai­sia tavoit­tei­den, bud­jet­tien tai ennus­tei­den kevyt­tä syöttöä/​hallintaa, kom­men­toin­tia tai vaik­ka eri­lais­ten talous- tai mui­den tie­to­jen simu­laa­tio­ta (vali­taan vaik­ka tili­sum­ma ja simu­loi­daan mil­tä tulos­las­kel­ma näyt­tää, jos sitä nostetaan/​lasketaan vaik­ka 5 %:lla). Samal­la taval­la voi­daan teh­dä kas­sa­vir­ran, hin­noit­te­lu­muu­tos­ten tai vaik­ka sor­ti­men­tin muu­tos­ten simulointia.

Miten tämä kaik­ki sit­ten toi­mii käy­tän­nös­sä? Alla ole­vas­sa kuvas­sa on sel­kiy­tet­ty kokonaisuutta.

Power App­sis­ta SQL Ser­ver Mas­ter Data Mana­ge­ment (MDS) korvaaja?

Toi­nen mie­len­kiin­toi­nen ja vähäl­le huo­miol­le jää­nyt käyt­tö­ta­paus on refe­rens­si- ja/​tai ydin tie­don hal­lin­nan toteut­ta­mi­nen Power Apps:n avul­la. Useat orga­ni­saa­tiot ovat on-pre­mi­se maa­il­mas­sa SQL Ser­ve­rin käy­tön yhtey­des­sä hyö­dyn­tä­neet MDS, eli Mas­ter Data Service:ä eri­lai­siin tie­to­jen hal­lin­nan rat­kai­sui­hin. MDS on alun perin teh­ty mas­ter- eli ydin tie­don hal­lin­taan, mut­ta se on toi­mi­nut erit­täin mai­nios­ti myös eri­lais­ten refe­rens­si­da­to­jen hal­lin­taan. Usein data- ja ana­ly­tiik­ka­rat­kai­suis­sa tar­vi­taan eri­lai­sia ryh­mit­te­ly­jä, hie­rar­kioi­ta ja lisä­tie­to­ja, joi­ta ei ole saa­ta­vil­la lähdejärjestelmistä.

Nyky­päi­vä­nä lähes kaik­ki uudet data-alus­tat raken­ne­taan pil­veen ja esi­mer­kik­si Mic­ro­soft Azu­re-jul­ki­pil­ves­sä ei ole MDS:ää saa­ta­vil­la kuin niin, että hank­kii eril­li­sen Vir­tu­aa­li­pal­ve­li­men ja sen muka­na SQL Ser­ver Enterpri­se Edi­tio­nin. Tämä on koh­tuul­li­sen hin­ta­va rat­kai­su pel­käs­tään sii­hen, että saa­daan MDS käyt­töön. Myös koko­nai­sark­ki­teh­tuu­ris­sa se näyt­täy­tyy oma­na siilonaan.

Power Apps Can­vas sovel­luk­sil­la pys­ty­tään toteut­ta­maan hyvin pie­nel­lä vai­val­la näi­den tie­to­jen hal­lin­ta. Olem­me Isle­til­lä toteut­ta­neet moni­puo­li­sia rat­kai­sui­ta juu­ri tähän käyt­tö­ta­pauk­seen, niis­sä hal­li­taan eri­lai­sia refe­rens­si­tie­to­ja, hie­rar­kioi­ta, ryh­mit­te­ly­tie­to­ja ja ohja­taan eri­lai­sia logii­koi­ta. Näis­tä logii­kois­ta hyvä esi­merk­ki on tie­to­jen jul­kai­sun ja/​tai jää­dyt­tä­mi­sen hal­lin­ta. Olem­me­pa myös toteut­ta­neet eri­lais­ten jyvis­tys- ja vyö­ry­tys­sään­tö­jen hal­lin­taa ja nii­den las­ken­nan ohjausta.

Yleen­sä täl­lai­set rat­kai­sut toteu­te­taan niin, että Power Apps:n hal­lit­se­mat tie­dot tal­len­ne­taan ole­mas­sa ole­vaan data-alus­taan, jot­ta tie­dot ovat heti hyö­dyn­net­tä­vis­sä ja käy­tet­tä­vis­sä muun datan kans­sa. Emme suo­sit­te­le raken­ta­maan omia tie­to­kan­ta­saa­rek­kei­taan tähän tar­koi­tuk­seen, ellei se näh­dä jos­tain syys­tä juu­ri kysei­seen tapauk­seen jär­ke­vim­mäk­si toteu­tus­ta­vak­si. Alla ole­vas­sa kuvas­sa on yksin­ker­tai­nen hah­mo­tel­ma, miten täl­lai­nen refe­rens­si­da­tan hal­lin­ta­rat­kai­su voi­si yhdis­tyä orga­ni­saa­tion­ne ole­mas­sa ole­vaan data-alustaan.

Eroon Exce­leis­tä ja säh­kö­pos­tit­te­lus­ta Power Apps:n avulla

Vii­mei­se­nä käyt­tö­ta­pauk­se­na nos­tai­sim­me esiin eri­lais­ten Excel-tie­dos­to­jen kor­vaa­mi­sen Power Apps-sovel­lus­ten avul­la, sekä tie­to­jen kerää­mi­sen sen avulla.

Todel­la useis­sa orga­ni­saa­tiois­sa kerä­tään tie­to­ja esi­mer­kik­si Sha­re­Poin­tis­sa, OneDri­ves­sa tai Teams:ssä majai­le­viin Excel-tie­dos­toi­hin. Excel on var­sin näp­pä­rä ja hal­pa tapa kerä­tä tie­toa, mut­ta sen heik­ko­ja koh­tia ovat näp­päi­ly­vir­heet sekä jat­ku­va päi­vit­tä­mi­sen tar­ve, jot­ta tie­to pysyy ajan tasal­la. Power Apps:lla on var­sin help­po kor­va­ta nämä Excel-tie­dos­tot ja siir­tää tie­to­jen kerää­mi­nen yksin­ker­tai­siin, mut­ta älyk­käi­siin syöt­tö­lo­mak­kei­siin. Tie­to­ja voi­daan useal­la eri taval­la vali­doi­da tie­don syöt­tö­vai­hees­sa ja var­mis­taa, ettei tie­to­va­ran­toon tule vir­heel­lis­tä tie­toa. Yhdis­tä­mäl­lä Power Apps ja Power Auto­ma­te voi­daan myös toteut­taa säh­kö­pos­ti­kut­su­ja ajas­te­tus­ti (tai jon­kin trig­ge­rin perus­teel­la) ja pyy­tää tiet­tyä hen­ki­löä syöttämään/​päivittämään kysei­set tiedot.

Isom­mis­sa orga­ni­saa­tiois­sa on myös tut­tua se, että tytä­ryh­tiöis­tä kerä­tään eri­lai­sia tie­to­ja vuo­sit­tain, kuu­kausit­tain tai vaik­ka kvar­taa­leit­tain. Näi­tä toteu­te­taan usein myös säh­kö­pos­tit­se lähe­tet­tä­vil­lä Excel-tie­dos­toil­la. Tie­to­jen yhdis­tä­mi­seen ”mas­ter Excel-tie­dos­toon” ja tie­to­jen vali­doin­tiin menee hui­mas­ti kal­li­sar­vois­ta aikaa. Edel­lä kuvat­tu käyt­tö­ta­paus voi­daan todel­la kus­tan­nus­te­hok­kaas­ti kor­va­ta Power Apps:lla ja käy­tän­nös­sä siten auto­ma­ti­soi­da koko pro­ses­si rapor­toin­tiin ja ana­ly­soin­tiin asti.

Käy­tän­nös­sä Power Apps tai­puu siis mihin tahan­sa tie­don syöt­tö- tai kerää­mis­käyt­tö­ta­pauk­seen — vain mie­li­ku­vi­tus on raja­na! Power Apps lisens­si­hin­noit­te­lu muut­tui 2021 lop­pu­puo­lel­la ja hin­to­jen las­ku, sekä uusi ”Pay-as-you-go”-malli mah­dol­lis­ta­vat erit­täin kus­tan­nus­te­hok­kaan rat­kai­sun sovel­luk­siin, joi­ta käy­te­tään harvakseltaan.

Power Apps sisäl­tää lukui­sia eri­lai­sia yhteys­mah­dol­li­suuk­sia eri­lai­siin tie­dos­toi­hin, jär­jes­tel­miin, kuten SAP:iin, sekä tie­to­kan­toi­hin. Power Apps tukee luon­nol­li­ses­ti par­hai­ten Mic­ro­sof­tin omia tuot­tei­ta ja tie­to­kan­to­ja ja luon­nol­li­ses­ti Azu­re-pil­veä. Vali­tet­ta­vas­ti muu­ta­mia hyvin ylei­siä tie­to­kan­to­ja ei ole vie­lä tuet­tu, kuten Snow­fla­ke ja muu­ta­mat AWS-tie­to­kan­nat, mut­ta Isle­tin asian­tun­ti­joil­la on hal­lus­sa kei­not myös nii­den integroin­tiin. Olem­me onnis­tu­nees­ti toteut­ta­neet Power Apps-sovel­luk­sia sekä Snow­fla­ken että AWS:n päälle.

Kiin­nos­tai­si­ko kuul­la lisää Power Apps mah­dol­li­suuk­sis­ta? Ota yhteyt­tä, niin tuu­le­te­taan tei­dän­kin tie­to­joh­ta­mis­ta tuke­vat työ­ka­lut ark­ti­sen kirk­kaik­si ja tule­vai­suu­den kestäviksi.

Ota yhteyt­tä Janneen: 

#IsletGroup #data #ana­ly­tiik­ka #Mic­ro­soft #Powe­rApps #PowerPlat­form #sovel­luk­set #wri­te-back #low-code #rapor­toin­ti