Hankinta on nykypäivänä monimutkaisempaa, kuin ehkä koskaan aiemmin. Muuttujia riittää aina tulleista ja säädöksistä luonnonkatastrofeihin ja ympäristövaatimuksiin, ja nämä muuttujat aiheuttavat ajoittain erittäin vaikeasti ennakoitavia ja hallittavia muutoksia muunmuassa hintoihin ja muihin riskeihin. Yritysten on enenevässä määrin mukauduttava entistä myrskyisämpään ympäristöön, jossa aallonharjalle noustaan vain ylittämällä hankintatoimelle perinteiset kustannusten hallinnan ja tehokkuuden lisäämisen tavoitteet. Navigoidakseen menestyksekkäästi on olennaista muodostaa selkeä visio, ymmärrys vallitsevasta tilanteesta, mutta toisaalta kyetä mukautumaan ketterästi ja joustavin ottein.

Toimittajahallinnan keskeiset haasteet

Hankintatoimen roolin kehittyessä ja muuntuessa puhtaasti taktisesta ja operatiivisesta toiminnasta tärkeäksi strategiseksi komponentiksi liikevaihdon lisäämiseksi, nousee yritysten eteen luonnollisesti uudenlaisia haasteita. Teknologia ja tarjolla olevat ratkaisut kehittyvät nopeasti, asenteet ja uskomukset eivät välttämättä niinkään. ”Näin olemme aina toimineet, ja näin tulemme toimimaan myös jatkossa”. Vanhanaikaiset, integroitumattomat legacy-ratkaisut ja -sovellukset ovat auttamattomasti jääneet jälkeen toimittajan elinkaaren hallinnan tukena. Vaikutukset nousevat käytännön tasolla esiin muun muassa tehottomana toimittajien onboarding-prosessina ja heikosti toteutuneena segmentaationa, vaillinaisena näkyvyytenä, pitkinä toimitusaikoina, virheiden määrän lisääntymisenä, sekä hyödyntämättä jätettyinä mahdollisuuksina. Perinteisiin toimintatapoihin jämähtämisen ohella haasteita voi aiheuttaa yksinkertaisesti kehno toimittajatiedon hallinta. Tietoa saatetaan säilyttää useammassa eri paikassa, eikä sen laatua tai paikkaansapitävyyttä ylläpidetä riittävällä tasolla ja tarpeeksi kontrolloidusti. Virheelliseen tai puutteelliseen tietoon perustuvat arviot eivät palvele tarkoitusta, eikä sellainen tieto varsinaisesti edesauta tehokasta yhteistyötä toimittajan kanssa. Aivan kuten liiketoiminnan muillakin alueilla, myös hankinnassa haasteita aiheuttaa asianmukaisten prosessien ja huolellisuuden puuttuminen.

Riskienhallinnalla on merkittävä rooli suoraan hankintatoimen keskiössä. Riskien manuaalinen ja vaiheittainen pisteytys saattaa johtaa päätöksenteon pullonkauloihin ja kriittisten markkinasignaalien ohittamiseen. Seuraukset voivat pahimmillaan olla hyvinkin hintavia, ja johtaa ei-toivotusti reaktiivisiin korjaaviin toimenpiteisiin, kun tavoitteena on pyrkiä ennakoimaan ja välttämään ongelmia.

Sopivan teknologian löytäminen ja hyödyntäminen

Sopivilla pilvipohjaisilla ratkaisuilla ja niiden tehokkaalla mobilisoinnilla voidaan saavuttaa todellisia kilpailuetuja pitkin toimittajan elinkaarta – aina kvalifioinnista suorituskyvyn seurantaan ja riskienhallintaan. Kun lähdetään kartoittamaan ja valitsemaan sopivinta ratkaisua, on erittäin tärkeä huomioida muutamia olennaisia seikkoja. Ensinnäkin, on syytä muistaa katsoa tarpeeksi laaja-alaisesti, kokonaiskuvaa. Jos tarkoitus on hallita hankintatoimea kokonaisuutena, hankinnasta maksuun, on eduksi, että kaikki toiminnot – hankinta, ostaminen ja maksaminen – tapahtuvat samalla alustalla. Toimitusketjuun liittyviä riskejä olisi syytä hallita ennakoivasti tietoon perustuen, ei vasta ongelmien ilmetessä. Tiedon määrä on toissijaista sen laatuun. Läpinäkyvyys ja tarpeellisen tiedon saatavuus prosessien eri vaiheissa, ja yhtälailla prosessien välillä, mahdollistaa paremmat päätökset. Vielä kerran, on olennaista katsoa ja optimoida kokonaisuutta.

Valitsemalla parhaimman teknologisen ratkaisun, annat toimittajillesi mahdollisuuden auttaa sinua. Kun toimittaja saa itse hallita ja päivittää omia tietojaan kuluu sekä sinulla ja toimittajallasi vähemmän aikaa kommunikointiin. Kun toimitaan verkostoituneessa ja läpinäkyvämmässä ympäristössä, virheellinen tai puutteellinen tieto voidaan tunnistaa ja korjata nopeammin. Yhdistämällä hankinnan ja toimittajienhallinnan sovellukset ERP-taustajärjestelmiin siihen nimenomaisesti kehitetyllä teknologisella ratkaisulla saat parhaimmillaan tasaista, tarkkaa ja ajankohtaista tietoa toimittajistasi. Ja mitä tulee toimittajien onboardingiin, arviointiin ja segmentointiin, ei yksi toimintamalli useinkaan ole riittävä. Hyvällä teknologisella ratkaisulla mahdollistat esimerkiksi sijainnin tai liiketoimintayksikön mukaan räätälöidyt hyväksyntäprosessit. Loppujen lopuksi et kuitenkaan etsi toimittajaa, vaan juuri sopivinta mahdollista toimittajaa.

Pähkinänkuoressa, sopivimman toimittajienhallinnan ratkaisun tulisi toimia vertikaalisesti, jolloin voit tehdä yhteistyötä jokaisen toimittajasi kanssa, jokaisella tasolla, yrityksellesi olennaisimpien kriteerien mukaisesti. Toisaalta, sen tulisi soveltua myös horisontaalisesti aina ERP-taustajärjestelmästä hankinnan sovelluksiin, mahdollistaen operatiivisen toiminnan ohjautumisen tietoon perustuvalla ja älykkäällä päätöksenteolla. Yrityksesi koko hankinnasta maksuun -prosessi tulee olla integroitu.

Miten Islet ja SAP Ariba tukee toimittajahallintaa

Me Isletillä tarjoamme palveluja kokonaisvaltaisesti hankintatoimen transformaatioon, aina hankinnan strategisesta suunnittelusta arktisen kirkkaisiin teknologisiin ratkaisuihin. Islet on SAP kultakumppani ja ensimmäinen aidosti paikallinen SAP Ariba -kumppani.

Digitaalinen transformaatio ammentaa elinvoimansa tiedosta (data). Tiedonhallinnan tärkeyden ja olennaisuuden tunnistaminen, hyväksyminen ja kunnioittaminen on välttämätön askel matkalla kohti älykkäämpiä yrityksiä ja vaikuttavaa päätöksenteon tukea. Meille kokemus on osoittanut, että toimittajatieto, sen ylläpito ja hallinta ovat yksi olennaisimmista, mutta samalla haastellisimmista palasista hankinnan teknologiaratkaisujen valjastamisessa menestyksekkäästi tukemaan hankinnan päivittäisiä tehtäviä. Toimittajatieto on luonteeltaan monitasoista ja tiedon eri tasoja tarvitaan hankinnasta maksuun -prosessin eri vaiheissa, eri aikaan ja eri tarkoituksiin. Toimittajatiedon ylläpitoa ja hallintaa ei kuitenkaan saisi jättää monitasoiseksi ja usein eri tavoin toteutettaviksi. Paksu nivaska prosessikuvauksia, käytäntöjä ja ohjeistuksia ei yksinkertaisesti riitä. Ajan kuluessa kuitenkin väistämättä lopputuloksena on epäkurantti, puutteellinen tai päällekkäinen tieto.

Toimittajatiedon hallinta tulisi olla hyvin kontrolloitua ja sillä tulisi aina olla yksi totuuden lähde. Toisaalta tarvittava osa tiedosta tulee replikoitua tai olla käytössä nopeasti juuri kyseisen sovelluksen ja prosessin vaiheen vaatimusten mukaisesti. Vain hyvin suunnitellun tiedonhallinnan, teknologisten ratkaisujen ja oikeanlaisen sovellusarkkitehtuurin avulla voidaan saavuttaa tasapaino kontrollin ja ketteryyden välillä.

SAP Ariban tarjoaa end-to-end integraatioalustan hankinnan kaikille toiminnoille hankinnasta maksuun. SAP Ariban toimittajanhallintaan tarkoitettu ratkaisu (SAP Ariba Supplier Management) mahdollistaa älykkäämmän päätöksenteon jatkuvalla riskitiedustelulla ja seurannalla. Joustava toimittajien kvalifiointi ja riskienarviointipalvelu on räätälöitävissä liiketoiminnan tarpeisiin. Toimittajienhallinnan työkalulla yrityksesi kykenee suorittamaan ennakoivaa seurantaa ja raportointia. Se tukee yhtiötasoista ja toimittajasuhde-perusteista riskien pisteytystä, tapahtumailmoituksia, ja kolmannen osapuolen arviointeja. Se mahdollistaa räätälöidyn toimittajien onboarding, kvalifioinnin ja segmentoinnin prosessit kategoria-, toimipiste- ja liiketoimintayksikkökohtaiseti. Lopputuloksena on briljantti 360-näkymä toimittajan elinkaareen ja suorituskykyyn. Toimittajanhallinnan työkalu integroituu saumattomasti SAP ERP järjestelmään sekä muihin SAP Ariba -alustan hankinnan sovelluksiin, ja varmistaa, että toimittajatieto on ajantasaista ja tarkkaa. SAP Business Network mahdollistaa pääsyn maailman suurimpaan toimittajaverkostoon, joka tuo yhteen yli 4,6 miljoonaa yritystä.

SAP Ariba tekee toimittajahallinnasta yksinkertaisempaa ja läpinäkyvämpää.

Tutustu palvelutarjontaamme täällä. Ota yhteyttä ja sovi tapaaminen.

Mikko Korpi
Hankintatoimen ratkaisuiden johtaja, Isletter
mikko.korpi@isletgroup.fi
+358 40 489 7248

#IsletGroup #SAPAriba #SAPAribaSupplierManagement #SAPAribaSupplierLifecycle&Performance #SAPAribaSLP #SAPAribaSupplierRisk #SupplierManagement #Toimittajahallinta #Toimittajienhallinta #DataGovernance #SupplierMasterData #VendorMasterData #ToimittajatiedonHallinta #SupplierRisk #SupplyChainRisk #SupplyChainDisruption #ToimitusketjunRiskit #SupplierOnboarding #SupplierRegistration #SupplierQualification #ToimittajienKvalifiointi #ToimittajienEsivalinta #SupplierSegmentation #SupplierClassification #ToimittajienSegmentointi #SupplierPerformance # ToimittajienSuorituskyky #SAPBusinessNetwork #SAPAribaNetwork

Like what you read? Share this!