SAP Busi­ness ByDe­sign 20.11 — Mitä uutta?

SAP:n pil­vi­poh­jai­nen toi­min­na­noh­jaus­jär­jes­tel­mä SAP Busi­ness ByDe­sign päi­vit­tyy nel­jäs­ti vuo­des­sa. Mar­ras­kuun ver­sion­päi­vi­tys 20.11 toi muka­naan uudis­tuk­sia laa­jas­ti eri osa-alueil­le. Päi­vi­tyk­siä saa­tiin ylei­ses­ti asiak­kai­den haku­toi­min­toon, tiket­tien hal­lin­taan ja kään­nös­työ­ka­luun. Sen lisäk­si päi­vi­tyk­siä on teh­ty asiak­kuu­den­hal­lin­nan, talou­den, hen­ki­lös­tö­hal­lin­non, jake­lu­ka­na­vien, toi­mit­ta­ja­suh­tei­den ja pro­jek­tin hal­lin­nan osa-alueille. 

Pysy muka­na, sil­lä seu­raa­vak­si käym­me läpi kes­kei­sim­mät uudistukset.

Paran­nuk­sia perustoimintoihin

Asia­kas­pro­fii­lin käyt­tö­oi­keuk­siin voi nyt aset­taa tar­kem­man rajoi­tuk­sen, jot­ta asiak­kai­den näky­vyyt­tä voi­daan raja­ta lop­pu­käyt­tä­jän haku­tu­los­nä­ky­mäs­sä. SAP:n tiket­ti­jär­jes­tel­män synk­ro­noin­tion­gel­ma on myös kor­jat­tu ja kom­ment­tia ei voi tal­len­taa tike­til­le ilman, että tike­tin sta­tus muut­tuu. Näin säh­kö­pos­tiin tulee aina ilmoi­tus tike­tin päi­vit­tyes­sä. Lisäk­si kie­li­kään­nös­työ­ka­lus­ta löy­tyy uuden ver­sion myö­tä Kor­vaa teks­ti ‑väli­leh­ti, jos­sa voi­daan vali­ta ne läh­de­teks­tit, jot­ka halu­taan kor­va­ta asiak­kaan toi­vo­mal­la kohdetekstillä.

Uudet tuu­let asiakkuudenhallintaan

Päi­vi­tys toi monia koko­naan uusia toi­min­nal­li­suuk­sia asiak­kuu­den­hal­lin­taan. Asiak­kuu­den­hal­lin­taan luo­duis­sa uusis­sa doku­men­teis­sa ja tran­sak­tiois­sa on nyt vah­vis­tus, että estet­ty­jä mate­ri­aa­le­ja ja pal­ve­lui­ta ei pys­ty enää lisää­mään manu­aa­li­ses­ti. Jos este­tyn tuot­teen yrit­tää lisä­tä, niin doku­men­tin tal­len­ta­mi­nen ei onnis­tu. Jos tuo­te on ollut aikai­sem­mal­la doku­men­til­la käy­tös­sä ja esto on tapah­tu­nut vas­ta sen jäl­keen, niin doku­men­tin käsit­te­ly onnistuu.

Mate­ri­aa­lien ja pal­ve­lui­den pois­ta­mi­nen jär­jes­tel­mäs­tä on nyt mah­dol­lis­ta ja pois­te­tun tuot­teen ID-nume­roa voi­daan myös käyt­tää uudel­leen. Pois­ta­mi­nen onnis­tuu sil­loin, kun tuo­tet­ta ei ole ehdit­ty vie­lä aktivoimaan.

Kulut­ta­ja­myyn­nis­sä doku­ment­tien talou­den tiliöin­nit eivät jat­kos­sa onnis­tu, mikä­li tiliöin­ti on estet­ty tie­tyl­le luon­ti­päi­vä­mää­räl­le mis­sä tahan­sa pro­ses­sis­sa, esi­mer­kik­si asia­kas­las­ku­tuk­ses­sa tai kulu­ra­por­toin­nis­sa. Täl­lä halu­taan estää doku­ment­tien epä­joh­don­mu­kai­suus nii­tä lähe­tet­täes­sä kir­jan­pi­toon. Tiliöin­nit halu­tul­le päi­vä­mää­räl­le voi­daan sal­lia pro­ses­si­kont­rol­lin asetuksista.

Pää­käyt­tä­jien lisäk­si nyt myös lii­ke­toi­min­ta­käyt­tä­jät pää­se­vät tar­kas­te­le­maan ja ajas­ta­maan uudel­leen sopi­mus­do­ku­ment­tei­hin liit­ty­viä auto­ma­ti­soi­tu­ja teh­tä­viä, jot­ka ovat men­neet vir­he­ti­laan. Sopi­muk­set-työ­ase­man alas­ve­to­va­li­kos­ta löy­tyy nyt Auto­ma­ti­soi­dut vir­hees­sä ole­vat teh­tä­vät ‑vaih­toeh­to. Kun vir­heen syy on tar­kis­tet­tu sovel­lus­lo­kis­ta ja kor­jat­tu, niin teh­tä­vä voi­daan ajas­taa uudel­leen. Usei­ta teh­tä­viä on myös mah­dol­lis­ta ajas­taa uudel­leen samanaikaisesti.

Aikai­sem­mas­sa päi­vi­tyk­ses­sä 20.08 saa­tiin uusi toi­min­nal­li­suus, jos­sa myyn­ti­tar­jouk­seen pys­tyi lisää­mään manu­aa­li­sen viit­teen myyn­ti­do­ku­ment­tei­hin, esi­mer­kik­si lii­diin tai myyn­ti­mah­dol­li­suu­teen. Nyt manu­aa­li­sen viit­teen voi lisä­tä myös myyn­ti­ti­lauk­seen ja viit­teen voi myös poistaa.

Asia­kas­las­ku­tuk­sen rapor­teil­la on mah­dol­lis­ta tar­kas­tel­la net­toar­voa sekä ilman lisä­mak­su­ja että nii­den kans­sa. Lisä­mak­su­ja voi­vat olla esi­mer­kik­si rah­dit, muut lisät tai verot. Tätä arvoa on myös mah­dol­lis­ta käyt­tää rää­tä­löi­dyis­sä rapor­teis­sa sekä data­läh­teis­sä. Lisäk­si SAP Mana­ger Appro­vals ‑sovel­luk­ses­ta löy­tyy nyt hyväk­syn­tä­pro­ses­sit asia­kas­las­kuil­le sekä hyvityslaskuille.

Suju­vuut­ta talou­den hallintaan

Tiliot­teen läh­de on nyt näh­tä­vis­sä Likvi­di­tee­tin hal­lin­ta ‑työ­ase­man yleis­nä­ky­mäs­sä sekä itse tiliot­teel­la. Lisäk­si kak­si uut­ta Web Ser­vice ‑sovel­lus­pal­ve­lua on saa­ta­vil­la. Mana­ge­BankS­ta­te­men­tIn hal­lin­noi asiak­kaan pank­ki­ta­pah­tu­mia tiliot­tei­den avul­la ja Que­ry­BankS­ta­te­men­tIn mah­dol­lis­taa tiliot­tei­den kyse­lyn ja luke­mi­sen järjestelmässä.

Lea­sing-sopi­mus­ten hal­lin­nas­sa kuluob­jek­tin; esi­mer­kik­si kus­tan­nus­paik­ka, tai pro­jek­tin teh­tä­vä voi­mas­sao­lo­päi­vä­mää­rä sopi­muk­sel­la mää­räy­tyy kuluob­jek­tin voi­mas­sao­lon mukai­ses­ti. Esi­mer­kik­si jos pro­jek­tin teh­tä­vän päät­ty­mis­päi­väk­si on lai­tet­tu 31.12.2021 ja teh­tä­vää käyt­tää sopi­muk­ses­sa kuluob­jek­ti­na, niin täl­löin kuluob­jek­tin voi­mas­sao­lo­päi­vä­mää­rä on vas­taa­va, niin pro­jek­tin teh­tä­väl­lä kuin itse sopimuksella.

Tark­kuut­ta henkilöstöhallintoon

Työn­te­ki­jöi­den työ­ai­ka­da­tan kopioi­mis­ta Mas­ter Datan Repli­koin­ti ‑liit­ty­mäl­lä voi­daan nyt hal­li­ta tar­kem­min. Kun työ­ajan integroin­ti ‑omi­nai­suus on valit­tu pääl­le, niin työn­te­ki­jöi­den työ­ai­ka­pro­fii­lit kopioi­tu­vat ulkoi­ses­ta jär­jes­tel­mäs­tä SAP:iin. Nii­den muok­kaa­mi­nen työ­ai­ka­pro­fii­lis­sa on täl­löin lukit­tu, eli ainoas­taan yllä­pi­tä­jä voi muo­ka­ta työ­ai­ko­ja Mas­ter Datan Repli­koin­ti ‑työ­ase­man kaut­ta. Jos omi­nai­suus ei ole pääl­lä, niin työ­ai­ka­pro­fii­lis­sa voi­daan muo­ka­ta nor­maa­lis­ti kaik­kia tietoja.

Osto­ti­lauk­sel­la jäl­jel­lä ole­van työ­ajan mää­rän näkee työ­ai­ka­kir­jaus­nä­ky­mis­sä, kuten työ­ai­ka­pro­fii­lis­sa, työ­ai­ka­kir­jaus­ka­len­te­ris­sa, työ­ai­ka­ra­por­til­la ja työn­te­ki­jän itse­pal­ve­lu­nä­ky­mäs­sä. Jäl­jel­lä ole­va työ­ai­ka on näh­tä­vil­lä, mikä­li osto­ti­lauk­sen ase­tuk­sis­sa ei ole valit­tu­na raja­ton­ta ylitoimitusta.

Tun­ti­ra­por­til­le on mah­dol­lis­ta lisä­tä nel­jä uut­ta lisä­kent­tää, jot­ka ovat Maa/​Alue, Osa­val­tio sekä kak­si vapaa­va­lin­tais­ta kent­tää, joi­ta voi käyt­tää halua­mal­laan taval­la. Tun­ti­ra­por­til­le ei ole ollut aikai­sem­min mah­dol­lis­ta luo­da lisä­kent­tiä mukau­tus­toi­min­nol­la, joten SAP on nyt luo­nut raken­tee­seen kak­si muo­kat­ta­vaa kent­tää, mikä mah­dol­lis­taa vapaa­va­lin­tais­ten tie­to­jen syöt­tä­mi­sen. Kos­ka kysees­sä on SAP:n luo­mat lisä­ken­tät, niin ne näky­vät auto­maat­ti­ses­ti myös muis­sa työ­ai­ka­nä­ky­mis­sä sekä nii­tä voi käyt­tää rapor­teil­la tietolähteinä.

Kun työn­te­ki­jä tekee työ­ai­ka­kir­jauk­sen pro­jek­til­le, niin sii­tä läh­tee saman­ai­kai­ses­ti kulu­kir­jaus työn­te­ki­jään koh­dis­tu­van hen­ki­lös­tö­re­surs­sin perus­teel­la. Aikai­sem­min jos hen­ki­lös­tö­re­surs­siin tai työn­te­ki­jän orga­ni­saa­tio­koh­dis­tuk­seen tuli taka­pe­roi­nen muu­tos ja sel­lai­siin työ­ai­koi­hin teh­tiin muu­tos, jot­ka koh­dis­tui­vat vie­lä van­hoi­hin tie­toi­hin, niin tämä aiheut­ti ongel­mia jär­jes­tel­mäs­sä. Näin ollen taka­pe­roi­sia muu­tok­sia ei enää tar­kis­te­ta työ­ajan arvos­tus­pro­ses­sis­sa. Nyt ne tulee akti­voi­da erik­seen Työ­ajan­hal­lin­ta-työ­ase­man ylei­sis­tä teh­tä­vis­tä, jos­ta löy­tyy ajo työn­te­ki­jän työ­ajan arvos­tuk­sen akti­voi­mi­sek­si. Ajon ase­tuk­sis­ta tulee vali­ta, mikä­li sii­hen halu­aa sisäl­lyt­tää myös taka­pe­roi­set hen­ki­lös­tö­re­surs­sei­hin koh­dis­tu­vat muutokset.

Jous­ta­vuut­ta jake­lu­ka­na­van hallintaan

Doku­ment­ti­koh­tai­nen toi­mi­tuso­soi­te on nyt mah­dol­lis­ta mää­rit­tää ja päi­vit­tää varas­ton siir­to­ti­lauk­sil­le, joi­ta ei ole vie­lä vapau­tet­tu. Aikai­sem­min varas­ton siir­to­ti­laus­ta luo­des­sa pys­tyi valit­se­maan toi­mi­tuso­soit­teen ainoas­taan ennal­ta mää­ri­tel­lyis­tä toi­mi­tus­paik­koi­hin kiin­ni­te­tyis­tä toimitusosoitteista.

Tuo­tan­to­ti­lauk­sen päi­vä­mää­riä voi nyt vie­lä muut­taa, vaik­ka teh­tä­vän toteu­tus oli­si jo aloi­tet­tu. Vii­mei­sin päät­ty­mis­päi­vä ja aikai­sin alka­mis­päi­vä ‑kent­tien muut­ta­mi­nen aika­tau­lut­taa teh­tä­vät uudel­leen teh­ty­jen muu­tos­ten mukaisesti.

Asia­kas­pa­lau­tusil­moi­tus­ta luo­des­sa voi­daan jat­kos­sa vali­ta ulkoi­sen doku­men­tin ase­tus niil­le nimik­keil­le, joil­la ei ole ole­mas­sa ole­vaa vii­tet­tä jär­jes­tel­mäs­sä. Kun ase­tus on valit­tu, niin tie­to kul­keu­tuu auto­maat­ti­ses­ti palau­tusil­moi­tuk­sel­ta aina asia­kas­pa­lau­tus­do­ku­ment­tiin asti. Tämä pro­ses­si alkaa jake­lu­ka­na­van hal­lin­nan osa-alu­eel­ta ja on olen­nai­nen myös asiak­kuu­den­hal­lin­nan puolella.

Pro­jek­ti­hal­lin­nan las­ku­tet­ta­vuus tehtävätasolle

Jos pro­jek­til­la on aikaan ja kuluun sidot­tu nimi­ke, jon­ka läh­de­do­ku­ment­ti­na on osto- tai hyvi­tys­las­ku, vas­taan­ot­to­kuit­taus, varas­tos­taot­to tai ‑palau­tus, niin las­ku­tet­ta­vuus mää­ri­te­tään teh­tä­vä­ta­sol­la. Aikai­sem­min las­ku­tet­ta­vuus mää­ri­tet­tiin ainoas­taan pro­jek­tin otsik­ko­ta­sol­la. Las­ku­tet­ta­van nimik­keen mää­rä ja arvo syö­te­tään Las­ku­tet­ta­va mää­rä ja Las­ku­tet­ta­vat kulut ‑kent­tiin. Vas­taa­vas­ti ei-las­ku­tet­ta­val­la nimik­keel­lä käy­te­tään Pois kir­jat­ta­va mää­rä ja Pois kir­jat­ta­vat kulut ‑kent­tiä.

Tar­ken­nuk­sia toi­mit­ta­ja­suh­tei­den laskutukseen 

Jos mukau­te­tul­le Z‑maksuehdolle ei ole yllä­pi­det­ty mitään arvo­ja, ja sitä käy­te­tään las­kul­la, niin las­kul­le mää­ri­te­tys­tä päi­vä­mää­räs­tä tulee täl­löin erä­päi­vä. Lisäk­si tili­koh­dis­tus­tyyp­piä ei ole enää pakol­lis­ta mää­ri­tel­lä, kun Toi­mit­ta­ja­las­ku­tus-työ­ase­man kaut­ta luo­daan uut­ta ennakkomaksupyyntöä.

Läh­de: SAP

Jo yli 4000 yri­tys­tä 27 eri toi­mia­lal­ta on valin­nut Busi­ness ByDe­sign ‑rat­kai­sun. ISLET Group on pake­toi­nut kat­ta­van toi­min­na­noh­jaus­jär­jes­tel­män käyt­töön­o­ton kah­del­le toi­mia­lal­le: ISLET SMART PRO­DUC­TION val­mis­ta­van teol­li­suu­den yri­tyk­sil­le sekä ISLET SMART PRO­FES­SIO­NAL SER­VICES pro­jek­ti­lii­ke­toi­min­nal­le ja asian­tun­ti­jaor­ga­ni­saa­tioil­le. Kes­kus­te­lem­me mie­lel­läm­me lisää sii­tä, miten Busi­ness ByDe­sign voi­si sopia Sinun yrityksellesi!

Jos kiin­nos­tuit aihees­ta, ota yhteyttä:

Juk­ka Pent­ti­nen
Chief Busi­ness Officer, Islet­ter
+358 40 355 1973
jukka.​penttinen@​isletgroup.​fi

Blo­gin kir­joit­ta­ja Karo­lii­na Luhan­ka on ISLET:n SAP-kon­sult­ti, joka hal­lit­see pro­jek­teis­sa niin suu­ret lin­jat kuin pie­net yksi­tyis­koh­dat­kin. Hänel­lä on moni­puo­lis­ta koke­mus­ta eri toi­mia­loil­ta, joten hän sulau­tuu kuin kala vedes­sä eri­lai­siin ympäristöihin.

#SAP #Busi­ness­By­De­sign #IsletGroup