SAP:n pilvipohjainen toiminnanohjausjärjestelmä SAP Business ByDesign päivittyy neljästi vuodessa. Marraskuun versionpäivitys 20.11 toi mukanaan uudistuksia laajasti eri osa-alueille. Päivityksiä saatiin yleisesti asiakkaiden hakutoimintoon, tikettien hallintaan ja käännöstyökaluun. Sen lisäksi päivityksiä on tehty asiakkuudenhallinnan, talouden, henkilöstöhallinnon, jakelukanavien, toimittajasuhteiden ja projektin hallinnan osa-alueille.

Pysy mukana, sillä seuraavaksi käymme läpi keskeisimmät uudistukset.

 

Parannuksia perustoimintoihin

Asiakasprofiilin käyttöoikeuksiin voi nyt asettaa tarkemman rajoituksen, jotta asiakkaiden näkyvyyttä voidaan rajata loppukäyttäjän hakutulosnäkymässä. SAP:n tikettijärjestelmän synkronointiongelma on myös korjattu ja kommenttia ei voi tallentaa tiketille ilman, että tiketin status muuttuu. Näin sähköpostiin tulee aina ilmoitus tiketin päivittyessä. Lisäksi kielikäännöstyökalusta löytyy uuden version myötä Korvaa teksti -välilehti, jossa voidaan valita ne lähdetekstit, jotka halutaan korvata asiakkaan toivomalla kohdetekstillä.

Uudet tuulet asiakkuudenhallintaan

Päivitys toi monia kokonaan uusia toiminnallisuuksia asiakkuudenhallintaan. Asiakkuudenhallintaan luoduissa uusissa dokumenteissa ja transaktioissa on nyt vahvistus, että estettyjä materiaaleja ja palveluita ei pysty enää lisäämään manuaalisesti. Jos estetyn tuotteen yrittää lisätä, niin dokumentin tallentaminen ei onnistu. Jos tuote on ollut aikaisemmalla dokumentilla käytössä ja esto on tapahtunut vasta sen jälkeen, niin dokumentin käsittely onnistuu.

Materiaalien ja palveluiden poistaminen järjestelmästä on nyt mahdollista ja poistetun tuotteen ID-numeroa voidaan myös käyttää uudelleen. Poistaminen onnistuu silloin, kun tuotetta ei ole ehditty vielä aktivoimaan.

Kuluttajamyynnissä dokumenttien talouden tiliöinnit eivät jatkossa onnistu, mikäli tiliöinti on estetty tietylle luontipäivämäärälle missä tahansa prosessissa, esimerkiksi asiakaslaskutuksessa tai kuluraportoinnissa. Tällä halutaan estää dokumenttien epäjohdonmukaisuus niitä lähetettäessä kirjanpitoon. Tiliöinnit halutulle päivämäärälle voidaan sallia prosessikontrollin asetuksista.

Pääkäyttäjien lisäksi nyt myös liiketoimintakäyttäjät pääsevät tarkastelemaan ja ajastamaan uudelleen sopimusdokumentteihin liittyviä automatisoituja tehtäviä, jotka ovat menneet virhetilaan. Sopimukset-työaseman alasvetovalikosta löytyy nyt Automatisoidut virheessä olevat tehtävät -vaihtoehto. Kun virheen syy on tarkistettu sovelluslokista ja korjattu, niin tehtävä voidaan ajastaa uudelleen. Useita tehtäviä on myös mahdollista ajastaa uudelleen samanaikaisesti.

Aikaisemmassa päivityksessä 20.08 saatiin uusi toiminnallisuus, jossa myyntitarjoukseen pystyi lisäämään manuaalisen viitteen myyntidokumentteihin, esimerkiksi liidiin tai myyntimahdollisuuteen. Nyt manuaalisen viitteen voi lisätä myös myyntitilaukseen ja viitteen voi myös poistaa.

Asiakaslaskutuksen raporteilla on mahdollista tarkastella nettoarvoa sekä ilman lisämaksuja että niiden kanssa. Lisämaksuja voivat olla esimerkiksi rahdit, muut lisät tai verot. Tätä arvoa on myös mahdollista käyttää räätälöidyissä raporteissa sekä datalähteissä. Lisäksi SAP Manager Approvals -sovelluksesta löytyy nyt hyväksyntäprosessit asiakaslaskuille sekä hyvityslaskuille.

Sujuvuutta talouden hallintaan

Tiliotteen lähde on nyt nähtävissä Likviditeetin hallinta -työaseman yleisnäkymässä sekä itse tiliotteella. Lisäksi kaksi uutta Web Service -sovelluspalvelua on saatavilla. ManageBankStatementIn hallinnoi asiakkaan pankkitapahtumia tiliotteiden avulla ja QueryBankStatementIn mahdollistaa tiliotteiden kyselyn ja lukemisen järjestelmässä.

Leasing-sopimusten hallinnassa kuluobjektin; esimerkiksi kustannuspaikka, tai projektin tehtävä voimassaolopäivämäärä sopimuksella määräytyy kuluobjektin voimassaolon mukaisesti. Esimerkiksi jos projektin tehtävän päättymispäiväksi on laitettu 31.12.2021 ja tehtävää käyttää sopimuksessa kuluobjektina, niin tällöin kuluobjektin voimassaolopäivämäärä on vastaava, niin projektin tehtävällä kuin itse sopimuksella.

 

Tarkkuutta henkilöstöhallintoon

Työntekijöiden työaikadatan kopioimista Master Datan Replikointi -liittymällä voidaan nyt hallita tarkemmin. Kun työajan integrointi -ominaisuus on valittu päälle, niin työntekijöiden työaikaprofiilit kopioituvat ulkoisesta järjestelmästä SAP:iin. Niiden muokkaaminen työaikaprofiilissa on tällöin lukittu, eli ainoastaan ylläpitäjä voi muokata työaikoja Master Datan Replikointi -työaseman kautta. Jos ominaisuus ei ole päällä, niin työaikaprofiilissa voidaan muokata normaalisti kaikkia tietoja.

Ostotilauksella jäljellä olevan työajan määrän näkee työaikakirjausnäkymissä, kuten työaikaprofiilissa, työaikakirjauskalenterissa, työaikaraportilla ja työntekijän itsepalvelunäkymässä. Jäljellä oleva työaika on nähtävillä, mikäli ostotilauksen asetuksissa ei ole valittuna rajatonta ylitoimitusta.

Tuntiraportille on mahdollista lisätä neljä uutta lisäkenttää, jotka ovat Maa/Alue, Osavaltio sekä kaksi vapaavalintaista kenttää, joita voi käyttää haluamallaan tavalla. Tuntiraportille ei ole ollut aikaisemmin mahdollista luoda lisäkenttiä mukautustoiminnolla, joten SAP on nyt luonut rakenteeseen kaksi muokattavaa kenttää, mikä mahdollistaa vapaavalintaisten tietojen syöttämisen. Koska kyseessä on SAP:n luomat lisäkentät, niin ne näkyvät automaattisesti myös muissa työaikanäkymissä sekä niitä voi käyttää raporteilla tietolähteinä.

Kun työntekijä tekee työaikakirjauksen projektille, niin siitä lähtee samanaikaisesti kulukirjaus työntekijään kohdistuvan henkilöstöresurssin perusteella. Aikaisemmin jos henkilöstöresurssiin tai työntekijän organisaatiokohdistukseen tuli takaperoinen muutos ja sellaisiin työaikoihin tehtiin muutos, jotka kohdistuivat vielä vanhoihin tietoihin, niin tämä aiheutti ongelmia järjestelmässä. Näin ollen takaperoisia muutoksia ei enää tarkisteta työajan arvostusprosessissa. Nyt ne tulee aktivoida erikseen Työajanhallinta-työaseman yleisistä tehtävistä, josta löytyy ajo työntekijän työajan arvostuksen aktivoimiseksi. Ajon asetuksista tulee valita, mikäli siihen haluaa sisällyttää myös takaperoiset henkilöstöresursseihin kohdistuvat muutokset.

Joustavuutta jakelukanavan hallintaan

Dokumenttikohtainen toimitusosoite on nyt mahdollista määrittää ja päivittää varaston siirtotilauksille, joita ei ole vielä vapautettu. Aikaisemmin varaston siirtotilausta luodessa pystyi valitsemaan toimitusosoitteen ainoastaan ennalta määritellyistä toimituspaikkoihin kiinnitetyistä toimitusosoitteista.

Tuotantotilauksen päivämääriä voi nyt vielä muuttaa, vaikka tehtävän toteutus olisi jo aloitettu. Viimeisin päättymispäivä ja aikaisin alkamispäivä -kenttien muuttaminen aikatauluttaa tehtävät uudelleen tehtyjen muutosten mukaisesti.

Asiakaspalautusilmoitusta luodessa voidaan jatkossa valita ulkoisen dokumentin asetus niille nimikkeille, joilla ei ole olemassa olevaa viitettä järjestelmässä. Kun asetus on valittu, niin tieto kulkeutuu automaattisesti palautusilmoitukselta aina asiakaspalautusdokumenttiin asti. Tämä prosessi alkaa jakelukanavan hallinnan osa-alueelta ja on olennainen myös asiakkuudenhallinnan puolella.

 

 

Projektihallinnan laskutettavuus tehtävätasolle

Jos projektilla on aikaan ja kuluun sidottu nimike, jonka lähdedokumenttina on osto- tai hyvityslasku, vastaanottokuittaus, varastostaotto tai -palautus, niin laskutettavuus määritetään tehtävätasolla. Aikaisemmin laskutettavuus määritettiin ainoastaan projektin otsikkotasolla. Laskutettavan nimikkeen määrä ja arvo syötetään Laskutettava määrä ja Laskutettavat kulut -kenttiin. Vastaavasti ei-laskutettavalla nimikkeellä käytetään Pois kirjattava määrä ja Pois kirjattavat kulut -kenttiä.

Tarkennuksia toimittajasuhteiden laskutukseen

Jos mukautetulle Z-maksuehdolle ei ole ylläpidetty mitään arvoja, ja sitä käytetään laskulla, niin laskulle määritetystä päivämäärästä tulee tällöin eräpäivä. Lisäksi tilikohdistustyyppiä ei ole enää pakollista määritellä, kun Toimittajalaskutus-työaseman kautta luodaan uutta ennakkomaksupyyntöä.

 

Lähde: SAP

 

Jo yli 4000 yritystä 27 eri toimialalta on valinnut Business ByDesign -ratkaisun. ISLET Group on paketoinut kattavan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kahdelle toimialalle: ISLET SMART PRODUCTION valmistavan teollisuuden yrityksille sekä ISLET SMART PROFESSIONAL SERVICES projektiliiketoiminnalle ja asiantuntijaorganisaatioille. Keskustelemme mielellämme lisää siitä, miten Business ByDesign voisi sopia Sinun yrityksellesi!

 

Jos kiinnostuit aiheesta, ota yhteyttä:

Jukka Penttinen
Chief Business Officer, Isletter
+358 40 355 1973
jukka.penttinen@isletgroup.fi

 

Blogin kirjoittaja Karoliina Luhanka on ISLET:n SAP-konsultti, joka hallitsee projekteissa niin suuret linjat kuin pienet yksityiskohdatkin. Hänellä on monipuolista kokemusta eri toimialoilta, joten hän sulautuu kuin kala vedessä erilaisiin ympäristöihin.

 

 

 

#SAP #BusinessByDesign #IsletGroup

 

Like what you read? Share this!

Psst!
Ilmoittaudu Islet Lighthouse -tapahtumaan 1.6.2021!