Vain varas­toe­lä­mää — keräi­lyn haasteet

Logis­tiik­ka­blo­gis­sam­me käsit­te­lem­me tyy­pil­li­siä varas­ton­hal­lin­nan haasteita.

Suo­men kie­li – nega­tii­vi­suu­den kie­li? Tus­kin ihan näin. Kui­ten­kin kie­les­säm­me on sanon­to­ja, jot­ka vähek­sy­vät ja kysee­na­lais­ta­vat uut­ta ja uusien asioi­den ja ideoi­den käyttöönottoa.

Var­maan jokai­nen meis­tä tie­tää sanon­nan: ”Van­has­sa vara parem­pi”. Useas­sa orga­ni­saa­tios­sa on rajoit­tu­nei­ta pää­hän­pint­ty­miä men­nees­tä maa­il­mas­ta ja työ­ura­ni aika­na minul­le on sanot­tu useam­min kuin ker­ran lause: ”Näin on teh­ty aina ennenkin”.

Logis­tiik­ka elää nykyi­sin mur­ros­vai­het­ta. Täl­lai­sel­la kau­del­la ylen­palt­ti­nen van­haan taker­tu­mi­nen on kriit­ti­nen ris­ki orga­ni­saa­tioil­le. Osa yri­tyk­sis­tä onkin toi­mi­nut suun­nan­näyt­tä­ji­nä uudis­ta­mal­la koko aja­tus­mal­lin­sa ja logistiikkaketjunsa.

Kui­ten­kin mones­sa orga­ni­saa­tios­sa logis­tii­kan pro­ses­sit ovat peräi­sin 90-luvul­ta, kau­del­ta jol­loin tek­no­lo­gia vas­ta teki tulo­aan varastoon.

Jos astu­taan het­kek­si asiak­kaan ase­maan, huo­ma­taan miten logis­tiik­ka on yksi tär­keim­mis­tä teki­jä asiak­kaan koke­mas­sa arvos­sa. Ote­taan mal­lik­si seu­raa­va esimerkki:

Mie­ti, mil­lai­sia pää­tök­siä teet päi­vit­täin asiak­kaa­na ja esi­tä itsel­le­si kysy­mys: Mit­kä teki­jät ovat minul­le tär­keim­piä tätä tuo­tet­ta ostaes­sa? Uskon, että saat vas­tauk­sek­si aina­kin sanat hin­ta ja toi­mi­tuk­sen nopeus.

Väi­tän, että asiak­kail­le, sekä lop­pu­käyt­tä­jil­le että jäl­leen­myy­jil­le, on tär­kein­tä se, että tilaa­mi­nen on help­poa ja tilat­tu tuo­te on sel­lai­nen, kuin luvat­tu, toi­mi­tusai­kaa unohtamatta.

Sukel­le­taan­pa syvem­mäl­le logis­tiik­ka­pro­ses­siin, eli suo­mek­si: men­nään varas­toon kat­so­maan, mitä siel­lä päi­vit­täin teh­dään. Tuot­tei­ta vas­taa­no­te­taan, keräil­lään ja lähe­te­tään. Koke­muk­se­ni perus­teel­la logis­tiik­ka­funk­tion ensi­si­jai­ses­ti tär­kein perus­ta on teh­dä tilaus-toi­mi­tus­pro­ses­si suju­vak­si keräi­ly­työs­sä varas­tol­la. Täs­sä kir­joi­tuk­ses­sa kes­ki­tyn­kin keräi­lyn osa-alu­ee­seen koke­mie­ni esi­merk­kien avulla.

Läh­tö­koh­ta keräi­lyl­le on se, että keräi­lyn on olta­va niin yksin­ker­tais­ta, että itse fyy­si­sen keräi­lyn voi suo­rit­taa kuka tahan­sa, ilman eri­kois­tie­tä­mys­tä itse keräil­tä­väs­tä tuotteesta.

Olen työs­ken­nel­lyt varas­tos­sa, jos­sa keräi­ly on todel­la­kin vaa­ti­nut tie­tä­mys­tä tuot­teis­ta. Kerät­tä­vä tuo­te voi sisäl­tää usei­ta lisä­kom­po­nent­te­ja, jot­ka on muis­tet­ta­va keräil­lä. Jos­kus näis­tä voi olla vain mai­nin­ta keräys­lis­tal­la, jos sitä­kään. Voi­daan siis sanoa, että keräi­li­jän tulee olla jon­kin tason tuo­te-eks­pert­ti muis­taak­seen kaik­ken tuot­tei­den kerät­tä­vät lisäosat.

Yhä mones­sa varas­tos­sa on myös käy­tös­sä ns. ”pape­ri­ke­räys” eli keräi­ly tapah­tuu tulos­te­tun keräys­lis­tan mukaisesti.

Pape­ril­le mer­ki­tään käsin kerä­tyt kap­pa­leet ja ne siir­re­tään erik­seen käsin jär­jes­tel­mään. Täl­löin­hän varas­to­jär­jes­tel­mäl­lä saa­vu­tet­tu reaa­liai­kai­suus hävi­ää, sil­lä jär­jes­tel­mäs­tä ei näh­dä toi­mi­tuk­sen keräi­lyn tilaa. Voin valeh­te­le­mat­ta sanoa, että hävin­nei­tä pape­ri­sia keräi­ly­lis­to­ja met­säs­tet­tiin päi­vit­täin ympä­ri varas­toa. Kes­kus­tel­laan sii­nä sit­ten työ­hön kulu­van ajan sääs­tös­tä. Talk about time savings then.

Käy­tän­nös­sä varas­tol­la oli tapa­na lait­taa ”ikä­vim­mät” keräil­tä­vät pinon alim­mai­sek­si. Kui­ten­kin kaik­ki tulos­te­tut keräi­lyt piti suo­rit­taa saman päi­vän aika­na. Voit vain kuvi­tel­la, mil­lai­nen pai­ne oli ilta­päi­vi­sin ennen kul­je­tus­liik­kei­den tuloa, kun han­ka­lim­min keräil­tä­vien toi­mi­tus­ten suma tuli vastaan.

Kii­re, tuo­te­tie­tä­mät­tö­myys ja tuot­tei­den hyl­ly­pai­kat aiheut­ta­vat myös keräys­vir­hei­tä. Jos keräi­ly­jär­jes­tel­mä ei anna kaik­kea tar­vit­ta­vaa tie­toa, on keräi­li­jöi­den toi­mit­ta­va muis­tin ja tuo­te­tie­tä­myk­sen varassa.

Vir­heet puo­les­taan aiheut­ta­vat pal­jon aikaa vie­vää sel­vi­tys­työ­tä. Lisä­työt palau­tuk­si­neen ja uudel­leen lähe­tyk­si­neen ovat suu­ri kulue­rä. Luon­nol­li­ses­ti myös­kään asiak­kaat eivät ole ilah­tu­nei­ta tapah­tu­nees­ta. Keräi­ly­vir­heet kulut­ta­vat siis sekä aikaa että rahaa ja hei­ken­tä­vät mer­kit­tä­väs­ti asiakastyytyväisyyttä.

Olen näh­nyt käy­tän­nös­sä, miten varas­ton päi­vit­täi­nen työ mul­lis­tuu keräi­ly­uu­dis­tuk­sel­la. Keräi­ly uudis­te­tuil­la päät­teil­lä on yksin­ker­tai­sem­paa kuin ennen ja tuot­teet kir­jau­tui­vat auto­maat­ti­ses­ti ja reaa­liai­kai­ses­ti keräillyiksi..

Lai­te­han­kin­to­jen, ohjel­mis­ton ja kehi­tys­työn hin­nal­la luon­nol­li­ses­ti oli­si saa­nut urhei­luau­ton. Tämä kulue­rän mak­soi itsen­sä kui­ten­kin takai­sin jo muu­ta­man kuu­kau­den aika­na, sil­lä koko varas­ton keräi­ly­vir­heet pie­ne­ni­vät läh­tö­ti­lan­tees­ta kol­man­nek­seen. Varas­ton työn­te­ki­jöi­den tyy­ty­väi­syys ja suo­riu­tu­mi­nen päi­vit­täi­ses­tä työs­tä nousi­vat mer­kit­tä­väs­ti edel­tä­väs­tä tilan­tees­ta. Lisäk­si toi­mi­tus­var­muus para­ni ja palau­tuk­set vähenivät.

Keräi­ly ja sen toi­mi­vuus on yksi avai­na­se­mas­sa ole­va toi­min­to logis­tii­kas­sa. Kun keräi­ly on teho­kas­ta ja mah­dol­li­sim­man vir­hee­tön­tä, voi­daan sen tuot­ta­mat kus­tan­nus­sääs­töt sijoit­taa esi­mer­kik­si logis­tii­kan jatkokehitykseen.

Olem­me kehit­tä­neet varas­ton mobi­li­soin­ti­rat­kai­sun, jol­la voi­daan mm. kor­va­ta vii­va­koo­din­lu­ki­jat ja hel­pot­taa varas­to­työn­te­ki­jöi­den työ­tä. Tutus­tu rat­kai­suun tar­kem­min täältä.

Yhteys­tie­dot:
Satu Lai­si
Chief Ser­vice Officer
satu.​laisi@​isletgroup.​fi
+358 40 574 1264

#logis­tiik­ka #varas­ton­hal­lin­ta #keräi­ly #muu­tos #IsletGroup